مدیریت قرارداد در سازمان: بند، الحاقیه و گردش امضا در یک سیستم

قرارداد در بسیاری از سازمان‌ها یک فایل Word است که ایمیل می‌شود، با نسخه‌های «نهایی»، «نهایی‌تر» و «نهایی واقعی». وقتی کسی بند پرداخت را عوض می‌کند، نسخه‌ی قبلی گم می‌شود و معلوم نیست چه کسی، کی و چرا آن را تغییر داد. نرم‌افزار مدیریت قراردادها همین سه چیز را نگه می‌دارد: ساختار (بندها)، تاریخچه (الحاقیه‌ها) و گردش تأیید و امضا.

یک قرارداد باید چه اطلاعاتی داشته باشد

در نرم‌افزار مدیریت قراردادهای افرنده هر قرارداد با این اطلاعات ثبت می‌شود: شماره، عنوان، نوع (خدمات، قرارداد کار، اجاره، پیمانکاری، مشاوره، فروش)، وضعیت (پیش‌نویس، در انتظار تأیید، تأییدشده، ردشده)، مبلغ به ریال، نحوه‌ی پرداخت، تاریخ شروع و پایان و مهلت انجام. دو طرف قرارداد، یعنی طرف اول (کارفرما) و طرف دوم (پیمانکار)، با نام، شناسه‌ی ملی، نماینده، سمت و آدرس ثبت می‌شوند و طرف CRM هم اختیاری است تا قرارداد به مشتری وصل شود.

بند، شرایط خاص و تضامین

بندهای قرارداد با عنوان و متن، شرایط خاص و تبصره‌ها، و تضامین و ضمانت‌ها ثبت می‌شوند؛ همراه با پیش‌نمایش قرارداد با محل مُهر و امضا. ساختارمند بودن بندها یعنی هر بند یک رکورد جداست، نه بخشی از یک متن یکپارچه.

الحاقیه به‌جای ویرایش بی‌ردپا

نکته‌ی کلیدی این است: وقتی قرارداد وارد گردش امضا شد، بندها فقط با «ثبت الحاقیه» (و دلیل اختیاری) قابل تغییرند، نه با ذخیره‌ی عادی فرم. تاریخچه‌ی الحاقیه‌ها با عنوان قبلی و جدید نگه‌داری می‌شود؛ پس همیشه می‌توان فهمید یک بند در گذر زمان چه تغییری کرده است.

گردش امضای الکترونیک

با تغییر وضعیت قرارداد به «در انتظار تأیید»، اگر برای نوع آن قرارداد قانون امضای فعالی تعریف شده باشد، گردش امضا شروع می‌شود. امضاکنندگان بر پایه‌ی پست چارت، حدنصاب، شرط مبلغ و تاریخ و تفویض امضا تعیین می‌شوند. یک رد، کل گردش را رد می‌کند. اگر امضاکننده‌ای در مرخصی باشد، می‌تواند اختیار امضای خودش را به فرد دیگری تفویض کند. در فاز فعلی فقط قرارداد به این موتور وصل است.

ارجاع، پیوست و ارتباط با بقیه‌ی سازمان

قرارداد مثل نامه قابل ارجاع است، با تاریخچه‌ی اقدامات؛ فایل‌هایی مثل متن امضاشده پیوست می‌شود و می‌توان آن را در چت داخلی فرستاد، لینکش را کپی کرد یا چاپ گرفت. در CRM قراردادهای هر مشتری با مانده فهرست می‌شود و می‌توان مبلغ مصرف‌شده از یک قرارداد را با شماره‌ی فاکتور اختیاری ثبت کرد. قراردادها بخشی از اتوماسیون اداری هستند و نوع فرم قرارداد از BPMS می‌آید.

پیش از انتخاب نرم‌افزار بپرسید

• بندها جدا از هم نگه‌داری می‌شوند یا یک متن واحد؟
• تغییر بند بعد از امضا فقط با الحاقیه و تاریخچه ممکن است؟
• گردش امضا برای هر نوع قرارداد قاعده‌ی جدا دارد؟
• تفویض امضا هنگام مرخصی پشتیبانی می‌شود؟
• قرارداد به مشتری در CRM وصل می‌شود؟

برای بررسی انواع قرارداد و روال تأیید و امضا در سازمان‌تان، درخواست دمو بدهید.