تفاوت در یک نگاه
- اتوماسیون اداری: مکاتبات وارده و صادره، ارجاع، کارتابل، بایگانی. محور آن «سند» است.
- BPMS: تعریف و اجرای فرآیند کسب‌وکار؛ مثلاً مسیر «پیش‌فاکتور ← حواله ← فاکتور» یا «درخواست خرید ← تأیید ← سفارش». محور آن «مرحله و قانون عبور» است.
سه نشانه‌ی نیاز به BPMS
- مسیر تأیید یک سند در سازمان فقط «در ذهن چند نفر» است و هر بار با تلفن پیگیری می‌شود.
- هر تغییر در فرآیند یک درخواست به تیم نرم‌افزار می‌شود و ماه‌ها طول می‌کشد.
- اطلاعات یک سند را در مرحله‌ی بعد دوباره تایپ می‌کنید.
در یک BPMS بدون کدنویسی چه چیزهایی را بررسی کنید؟
- طراح فرآیند: بتوانید مراحل و مسیر عبور بین آن‌ها را بدون برنامهنویس تعریف کنید.
- فرمساز: فیلدهای متن، عدد، مبلغ، تاریخ شمسی و میلادی، انتخاب مشتری یا کالا و فیلد محاسبه‌شده.
- دسترسی به‌ازای کاربر و مرحله: هر کاربر در هر مرحله چه کاری می‌تواند بکند، و اجرای آن سمت سرور باشد.
- نمای بصری: کارخوان (Kanban) برای دیدن همه‌ی اسناد روی مراحل.
- تاریخچه‌ی تغییرات: مقدار قبل و بعد، تغییردهنده و زمان.
- اتصال به بقیه‌ی سیستم: فرآیند باید به انبار، فروش و مالی وصل باشد، نه جزیره‌ای جدا.
مثال: موتور فرآیند (Chain) در افرنده
در افرنده هر فرآیند از چهار لایه ساخته می‌شود: گروه اصلی ← دستهبندی فرآیند ← مراحل ← قوانین گذار. هر مرحله نماینده‌ی یک نوع سند واقعی در سیستم است.
- دکمهی «تبدیل»: مشخص می‌کنید از کدام مرحله می‌توان به کدام مرحله رفت؛ سند مرحله‌ی بعد با اطلاعات سند قبل پیش‌پر می‌شود و کاربر فقط بازبینی و ثبت میکند.
- کارخوان: هر مرحله یک ستون، هر سند یک کارت؛ کشیدن کارت همان «تبدیل» را اجرا میکند. روی هر ستون تعداد اسناد و جمع مبلغ قابل‌پرداخت دیده می‌شود.
- دسترسی: قابلیت‌های هر کاربر در هر مرحله (تأیید، رد، ویرایش، بستن) جداگانه ذخیره و سمت سرور اعمال می‌شود.
- فرمساز: انواع فیلد، گروه‌بندی و فیلد محاسبه‌شده؛ فرم به یک مرحله وصل می‌شود.
- تاریخچه و کنترل موجودی: تاریخچه‌ی هر سند با مقدار قبل و بعد، و امکان مشروط کردن ذخیره‌ی سند در یک مرحله به موجودی واقعی انبار.
محدودیت‌های امروز
- امضای الکترونیک چندمرحله‌ای فعلاً فقط به ماژول قرارداد وصل است (فاز پایلوت)؛ اتصال انواع سند دیگر نیاز به توسعه‌ی جداگانه دارد.
- BPMS افرنده بخشی از پلتفرم ERP است و محصول مستقل جداگانه‌ای نیست؛ برای کسی که فقط یک BPMS مجزا می‌خواهد، این را در نظر بگیرید.