انتخاب نرمافزار BPMS: شش پرسش پیش از خرید
پیش از خرید نرمافزار BPMS بپرسید: تعریف فرآیند بدون کدنویسی، انتقال اطلاعات بین مراحل، دسترسی هر کاربر در هر مرحله، کارخوان، فرمساز و امضای الکترونیک.
وقتی «نرمافزار BPMS» جست‌وجو می‌کنید، با دو دسته محصول روبه‌رو می‌شوید: ابزارهایی که فقط فرم و تأیید می‌سازند و سامانه‌هایی که گردش کار را به اسناد واقعی سازمان وصل میکنند. تفاوت در همین است که وقتی یک سند در مرحله‌ی بعد می‌رود، دوباره باید اطلاعاتش را تایپ کنید یا نه. این پرسش‌ها به تصمیم‌تان کمک میکند و پاسخ‌ها بر پایه‌ی نرمافزار BPMS افرنده است.
۱. فرآیند بدون کدنویسی تعریف میشود؟
در افرنده هر فرآیند از چهار لایه ساخته میشود: گروه اصلی، دسته‌بندی فرآیند، مراحل و قوانین گذار. هر مرحله نماینده‌ی یک نوع سند واقعی در سیستم است و همه‌ی این‌ها از صفحه‌ی «طراح فرآیند» و بدون برنامه‌نویسی تعریف میشود.
۲. حرکت بین مراحل اطلاعات را منتقل میکند؟
با قوانین گذار مشخص می‌کنید از کدام مرحله به کدام مرحله می‌توان «تبدیل» کرد. سند مرحله‌ی بعد با اطلاعات سند قبلی پیش‌پر میشود و کاربر فقط بازبینی و ثبت میکند.
۳. دسترسی هر کاربر در هر مرحله جداست؟
اینکه هر کاربر در هر مرحله اجازه‌ی تأیید، رد، ویرایش یا بستن سند دارد، جدا برای هر (کاربر، مرحله) ذخیره میشود و سمت سرور اعمال میشود؛ یعنی فقط دکمه‌ای پنهان نشده است.
۴. نمای کارخوان (Kanban) دارد؟
هر مرحله یک ستون و هر سند یک کارت است و با کشیدن کارت همان «تبدیل» تعریف‌شده اجرا میشود. روی هر ستون تعداد اسناد و مجموع مبلغ قابل‌پرداخت دیده میشود.
۵. فرمساز به فرآیند وصل است؟
فرمساز بدون کدنویسی انواع فیلد دارد: متن، عدد، مبلغ، تاریخ شمسی و میلادی، مشتری CRM، کالا، لیست ثابت و فرمول، با گروه‌بندی فیلدها و فیلد محاسبه‌شده. فرم به یک مرحله‌ی فرآیند وصل میشود.
۶. تاریخچه و امضا چطور است؟
تاریخچه‌ی هر سند با مقدار قبل و بعد، تغییردهنده و زمان ثبت میشود. امضای الکترونیک چندمرحله‌ای هم بر پایه‌ی پست‌های چارت سازمانی، با حد نصاب «یک امضا» یا «همه»، شرط مبلغ و تاریخ و تفویض امضا وجود دارد.
یک نکته‌ی صادقانه
در فاز فعلی، امضای الکترونیک فقط به ماژول قرارداد وصل است؛ اتصال انواع سند دیگر نیاز به توسعهی جداگانه دارد. کارخوان هم فقط فرآیندهایی را نشان می‌دهد که گزینه‌ی «کارخوان» برایشان فعال شده است.
BPMS و اتوماسیون اداری
BPMS در افرنده بخشی جدا از اتوماسیون اداری نیست: فرم‌هایی که در فرمساز می‌سازید، وقتی به مرحله‌ی کاربر برسند، در «فرم‌های من و تأییدها» دیده می‌شوند. اگر می‌خواهید تفاوت این دو را بدانید، راهنمای BPMS و اتوماسیون اداری را بخوانید. برای شناخت مفهوم BPMS، BPMS چیست؟ در فکرگستر را ببینید.
پیش از خرید بپرسید
- هر مرحله به یک سند واقعی وصل است یا فقط یک وضعیت متنی؟
- با رفتن به مرحله‌ی بعد، اطلاعات پیش‌پر میشود؟
- دسترسی هر کاربر در هر مرحله سمت سرور اعمال میشود؟
- فرمساز و فرآیند یکجا کار میکنند؟
برای بررسی فرآیندهای تأیید و گردش اسناد سازمان‌تان، درخواست دمو بدهید.
سؤالات متداول
نرمافزار BPMS را بر چه اساس انتخاب کنیم؟
اینکه فرآیند بدون کدنویسی تعریف میشود، حرکت بین مراحل اطلاعات را منتقل میکند، دسترسی هر کاربر در هر مرحله سمت سرور اعمال میشود و فرمساز و فرآیند یکجا کار میکنند.
امضای الکترونیک افرنده روی چه اسنادی کار میکند؟
در فاز فعلی فقط ماژول قرارداد به موتور امضای الکترونیک وصل است؛ اتصال انواع سند دیگر نیاز به توسعهی جداگانه دارد.