۱. یک پایگاهداده است یا چند ماژول چسبانده‌شده؟
از فروشنده بخواهید یک فاکتور را جلوی شما ثبت کند و بعد گزارش انبار و گزارش مالی را باز کند. اگر هر کدام ثبت جدا یا «انتقال داده» می‌خواهد، یکپارچه نیست. وقتی ماژول‌ها یک پایگاهداده داشته باشند، عدد انبار و عدد مالی یکی است.
۲. مسیر یک سند از اول تا آخر قابل ردیابی است؟
در شرکت تولیدی یک سفارش از پیش‌فاکتور شروع میشود، به حواله‌ی انبار می‌رسد، فاکتور میشود و در نهایت سند حسابداری. بپرسید از روی سند حسابداری می‌توان به فاکتور و پیش‌فاکتورش برگشت یا نه. «زنجیرهی اسناد» یعنی یک بار ثبت، تا آخر مسیر ردیابی.
۳. تولید و کنترل کیفیت واقعاً داخل سیستم‌اند؟
برنامه‌ریزی تولید، بازرسی بچ، توقیف بچ مشکوک و تعیین‌تکلیفش (رهاسازی، ضایعات یا مرجوعی)، ثبت عدم انطباق و اقدام اصلاحی، و شجره‌نامه‌ی بچ برای فراخوان سریع، نمونه‌هایی‌اند که باید در دمو ببینید. اگر کنترل کیفیت فقط یک فرم کاغذی اسکن‌شده است، با انبار و گزارش‌ها حرف نمی‌زند.
۴. ماشین‌آلات و خدمات پس از فروش چه؟
برای خط تولید، برنامه‌ی سرویس دوره‌ای هر ماشین و ثبت کارکرد آن مهم است. برای فروش، شروع درخواست خدمات از شماره‌ی سریال کالا، وضعیت گارانتی و ارجاع به کارشناس بر اساس ظرفیتش. بپرسید این‌ها بخشی از همان سیستم‌اند یا افزونه‌ی جدا.
۵. فرآیندهای تأیید بدون برنامه‌نویس قابل تغییرند؟
مسیر تأیید پیش‌فاکتور، حواله یا قرارداد با رشد شرکت عوض میشود. اگر هر تغییر یک درخواست به تیم نرمافزار است، چند ماه بعد دور می‌زنید. به‌دنبال طراح فرآیند بصری و فرم‌ساز باشید که اجازه‌ی تعریف مراحل و قوانین عبور بین آن‌ها را بدهد.
۶. چندشرکتی و چندسال‌مالی پشتیبانی میشود؟
اگر گروه شرکت‌ها دارید، لازم است چند شرکت و چند سال مالی را در یک نصب مدیریت کنید و دسترسی هر کاربر را به سال مالی جدا بدهید. این را معمولاً بعد از خرید می‌فهمند، نه پیش از آن.
۷. استقرار ابری است یا روی سرور خودتان؟
بعضی سازمان‌ها داده را بیرون نمی‌دهند و بعضی نمی‌خواهند سرور نگه دارند. بپرسید هر دو مسیر پشتیبانی میشود یا نه، و بروزرسانی نرمافزار چطور و توسط چه کسی انجام میشود.
۸. دسترسی هر کاربر تا چه سطحی قابل تنظیم است؟
«فقط مدیر و کاربر» کافی نیست. بپرسید میشود برای هر منو، فرم و عملیات جدا دسترسی داد، و ردپای تغییرات (چه کسی، کی، چه مقداری را عوض کرد) ثبت میشود یا نه.
چک‌لیست خلاصه برای دمو
| پرسش | چه چیزی باید ببینید |
|---|---|
| یکپارچگی داده | ثبت یک فاکتور و دیدن اثر آن در انبار و مالی، بدون انتقال دستی |
| زنجیرهی اسناد | رفتن از سند حسابداری به فاکتور و پیش‌فاکتور |
| تولید و کیفیت | بازرسی بچ، قرنطینه، عدم انطباق و گزارش آن |
| نگهداری و پس از فروش | برنامه‌ی سرویس ماشین و درخواست خدمات بر اساس سریال |
| قابلیت تغییر | ساخت یک مسیر تأیید جدید جلوی چشم شما، بدون کدنویسی |
| چندشرکتی | سوییچ بین دو شرکت و دو سال مالی |
| استقرار | گزینه‌های ابری و سرور شخصی و روش بروزرسانی |
| دسترسی و ردپا | دسترسی به تفکیک منو/فرم و تاریخچه‌ی تغییرات |
افرنده در این چک‌لیست کجاست؟
افرنده (محصولی از شرکت فکر گستر فناور) یک ERP تحت وب است که ماژول‌هایش روی یک پایگاهداده کار می‌کنند. در همین چک‌لیست:
- زنجیرهی اسناد از پیش‌فاکتور تا فاکتور و سند حسابداری، با ردیابی کامل.
- کنترل کیفیت: تعریف بازرسی هر کالا، بازرسی بچ، قرنطینه، عدم انطباق و اقدام اصلاحی (NCR/CAPA)، شجره‌نامه‌ی بچ، گواهی کیفیت و نمونه‌برداری AQL.
- تعمیرات و نگهداری: تعریف ماشین، سرویس با نسخه‌گذاری، برنامه‌ی هر ماشین و ثبت کارکرد کیلومتری.
- خدمات پس از فروش: شروع از سریال کالا، تأیید، ارجاع بر اساس ظرفیت کارشناس و بستن با چک‌لیست تحویل.
- BPMS: طراحی فرآیند و فرم بدون کدنویسی، کارخوان و دسترسی به‌ازای هر کاربر و مرحله.
- چندشرکتی و چندسال‌مالی، استقرار ابری یا روی سرور خودتان، و دسترسی نقش‌محور.
آنچه ندارد، تا بعداً غافلگیر نشوید: ماژول مستقل «اموال و دارایی ثابت» در افرنده نیست و محاسبه‌ی کسری مواد فقط داخل برنامه‌ریزی تولید انجام میشود، نه به‌صورت ماژول جدا. امضای الکترونیک هم فعلاً فقط روی قراردادها وصل است.