حسابداری چندشرکتی و چندسالمالی در سیستم ابری: چه چیزهایی باید بپرسید؟
گروه‌های چندشرکتی در حسابداری ابری چه چیزهایی را باید بررسی کنند؟ کدینگ ۸ سطحی، کنترل تراز سند، سند موقت و دائم، بازشدن سال مالی و گزارش مرور حساب.
گروه‌هایی که چند شرکت دارند یا هر سال یک سال مالی تازه باز می‌کنند، خیلی زود به مرز نرم‌افزارهای حسابداری ساده می‌رسند: برای هر شرکت یک نسخه، برای هر سال یک فایل، و گزارش ترکیبی با کپی و چسباندن. حسابداری ابری و چندشرکتی دقیقاً برای رفع همین وضعیت است؛ ولی هنگام انتخاب، چند پرسش مشخص را باید بپرسید.
چندشرکتی و چندسالمالی یعنی چه
یعنی یک نصب، چند شرکت و چند سال مالی مجزا، و همهی صفحهها به شرکت و سال مالی انتخابشده وابسته باشند. در حسابداری ابری افرنده دسترسی کاربران هم به تفکیک سال مالی تعریف میشود؛ یعنی می‌توانید مشخص کنید هر کاربر به کدام سال مالی دسترسی داشته باشد.
پنج پرسش برای ارزیابی
۱. کدینگ حساب‌ها تا چه عمقی می‌رود؟ افرنده کدینگ را تا ۸ سطح پشتیبانی می‌کند: گروه، کل، معین، تفصیلی، مرکز هزینه، پروژه و دو بُعد تحلیلی. نوع هر معین مشخص می‌کند کدام سطوح پایین‌تر هنگام ثبت سند فعال شوند.
۲. کنترل ثبت سند چقدر دقیق است؟ سند در افرنده فقط وقتی ذخیره میشود که جمع بدهکار و بستانکارش برابر باشد، تاریخش داخل سال مالی باشد و گروه سند مشخص شده باشد. ورود سریع ردیف‌ها با کیبورد هم پشتیبانی میشود.
۳. سند موقت و دائم چطور مدیریت میشود؟ سند موقت هنوز قطعی نشده؛ سند دائم قطعی است. در افرنده اسناد موقت یک بازه را یکجا و با پیشنمایش دائم میکنید، می‌توانید اسناد هر روز را ادغام کنید و تاریخچهی کامل تبدیلها نگه داشته میشود.
۴. سال مالی جدید چطور باز میشود؟ سال جدید وقتی ساخته میشود که برای سال قبل سند افتتاحیه، اختتامیه و اول دوره‌ی انبار صادر شده باشد. این قید جلوی بازشدن سال تازه روی یک سال ناتمام را می‌گیرد.
۵. گزارش‌ها تا کجا می‌روند؟ مرور حساب در افرنده تراز چهارستونی روی هر هشت سطح دارد، با حفاری تو در تو و گردش حساب با جزئیات سند، و خروجی Excel و PDF. گزارش بدهکاران و بستانکاران مانده‌ی طرف‌حساب‌ها را تا دفتر تفصیلی و ریز فاکتور فروش و پیش‌فاکتورهای همان طرف‌حساب نشان می‌دهد.
جزئیاتی که در روزمرگی فرق می‌گذارد
- قفل ویرایش: ویرایش هم‌زمان یک سند توسط دو کاربر ممکن نیست.
- جست‌وجوی پیشرفته: فهرست اسناد با فیلتر شرح، شماره، تاریخ و مبلغ جست‌وجو میشود.
- اتصال به بقیه‌ی فرآیندها: چون حسابداری روی همان پایگاه‌داده‌ی انبار و فاکتور کار می‌کند، سند مالی جدا از بقیه‌ی سازمان نیست؛ برای دیدن این پیوند، مقاله‌ی زنجیره‌ی اسناد در ERP را بخوانید.
ابری یا روی سرور خودتان
افرنده کاملاً تحت وب است و هم ابری و هم روی سرور خودتان قابل استقرار است. برای معیارهای انتخاب بین این دو، ERP ابری یا روی سرور شخصی؟ را ببینید.
اگر می‌خواهید ساختار حسابداری و شرکت‌های سازمان‌تان روی افرنده بررسی شود، درخواست دمو بدهید.
سؤالات متداول
حسابداری چندشرکتی و چندسالمالی یعنی چه؟
یعنی یک نصب بتواند چند شرکت و چند سال مالی مجزا را نگه دارد و همهی صفحهها به شرکت و سال مالی انتخابشده وابسته باشند؛ در افرنده دسترسی کاربران هم به تفکیک سال مالی تعریف میشود.
سند موقت و دائم چه فرقی دارند؟
سند موقت هنوز قطعی نشده و شمارهی موقت دارد؛ سند دائم قطعی است. در افرنده اسناد موقت یک بازه را یکجا و با پیشنمایش دائم میکنید و تاریخچهی تبدیلها نگه داشته میشود.