ماژول «فرآیند» به شما اجازه می‌دهد گردش کار اسناد سازمان (مثل پیش‌فاکتور ← حواله ← فاکتور، یا درخواست خرید ← سفارش خرید) را به‌صورت پیکربندی‌شونده تعریف کنید — بدون نیاز به کدنویسی — و بعد کاربران از یک صفحه‌ی واحد، اسناد را مرحله‌به‌مرحله جلو ببرند.
هر فرآیند از چهار لایه تشکیل می‌شود. دو لایه‌ی اول فقط برای دسته‌بندی و نمایش‌اند؛ دو لایه‌ی بعدی منطق واقعی گردش کار را می‌سازند.
بالاترین سطح دسته‌بندی — برای گروه‌بندی چند فرآیند مرتبط زیر یک عنوان مشترک در صفحه‌ی استفاده. اختیاری است؛ می‌توانید یک دسته‌بندی فرآیند را بدون گروه اصلی هم بسازید.
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| کد گروه اصلی | یک کد کوتاه اختیاری برای شناسایی داخلی (مثلاً 500) |
| نام گروه اصلی | الزامی — عنوانی که در صفحه‌ی استفاده دیده می‌شود (مثلاً «خدمات پس از فروش») |
| توضیح | اختیاری — یک جمله‌ی کوتاه زیر عنوان |
این همان «فرآیند» به معنای واقعی است — هر دسته‌بندی فرآیند بعداً میزبان چند مرحله و قوانین گذار بین آن‌هاست.
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| کد | اختیاری |
| نام دسته‌بندی | الزامی — مثلاً «فروش نقدی» یا «تعمیرات گارانتی» |
| توضیح | اختیاری |
| گروه اصلی | اختیاری — با جستجو انتخاب می‌شود؛ اگر انتخاب نشود، دسته‌بندی در بخش «بدون گروه» صفحه‌ی استفاده دیده می‌شود |
| کارخوان | چک‌باکس — اختیاری، پیش‌فرض خاموش. اگر تیک بخورد، این فرآیند به‌عنوان یک کارت در صفحه‌ی «کارخوان» هم قابل انتخاب می‌شود؛ به بخش «کارخوان (Kanban)» زیر مراجعه کنید |
هر مرحله یک نوع سند مشخص در سیستم را نمایندگی می‌کند — مثلاً «پیش‌فاکتور فروش» یا «حواله انبار». دسته‌بندی فرآیندی که ساختید می‌تواند چند مرحله داشته باشد.
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| نام نمایشی مرحله | الزامی — عنوانی که کاربر در گردش کار می‌بیند |
| اسم فرم پایه | الزامی — نوع سند پایه در سیستم؛ با جستجو انتخاب می‌شود |
| نوع فرم | اختیاری — زیرنوع همان فرم؛ اگر فرم زیرنوع ندارد «عمومی (بدون زیرنوع)» را انتخاب کنید. اگر نوع فرم موردنظر هنوز وجود ندارد، دکمه‌ی «+» کنار همین فیلد (بعد از انتخاب اسم فرم پایه فعال می‌شود) مستقیماً صفحه‌ی «تعریف نوع فرم» را با اسم فرم پایه‌ی از‌پیش‌پرشده باز می‌کند |
| نمایش در سایت | چک‌باکس — به بخش «نمایش در سایت/خدمات پس از فروش» زیر مراجعه کنید |
| نمایش در خدمات پس از فروش | چک‌باکس — همان بالا |
| مدل محاسبه موجودی کالا | اختیاری — یکی از دو حالت: «بدون بررسی موجودی» (پیش‌فرض — سازگار با تمام مراحل قدیمی) یا «موجودی واقعی انبار». در حالت دوم، اگر موجودی کالا برای ذخیره‌ی سند کافی نباشد، ذخیره مسدود می‌شود |
روی هر ردیف مرحله در جدول، این دکمه‌ها در دسترس‌اند:
آیکون مداد، فقط نام نمایشی مرحله را در همان‌جا ویرایش می‌کند — بدون اینکه قوانین گذار یا اسناد قبلاً ثبت‌شده در آن مرحله دست‌خورده شوند.
این بخش مشخص می‌کند هر کاربر در هر مرحله‌ی خاص از هر فرآیند خاص، دقیقاً اجازه‌ی انجام چه عملیاتی (تأیید، رد، ویرایش، بستن سند و...) را دارد — جدا از سطح دسترسی کلی او در سیستم. با کلیک روی آیکون «قابلیت‌ها/دسترسی‌های این مرحله» روی هر ردیف مرحله باز می‌شود.
| قدم | توضیح |
|---|---|
| ۱ | یک کاربر را از فهرست انتخاب کنید. |
| ۲ | کاتالوگ قابلیت‌ها (گروه‌بندی‌شده بر اساس دسته) با چک‌باکس نمایش داده می‌شود؛ یک جعبه‌ی جستجو هم برای فیلتر سریع در اختیار دارید. |
| ۳ | هر قابلیتی که تیک بزنید، یعنی این کاربر در همین مرحله اجازه‌ی انجام آن عملیات را دارد. |
| ۴ | با «ذخیره‌ی قابلیت‌های این کاربر» ثبت می‌شود. |
مشخص می‌کند از کدام مرحله می‌توان به کدام مرحله «تبدیل» کرد — این همان چیزی است که دکمه‌ی «تبدیل» در صفحه‌ی استفاده از آن پیروی می‌کند.
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| مرحله‌ی مبدأ | الزامی |
| مرحله‌ی مقصد | الزامی |
| ترتیب نمایش | اختیاری — وقتی از یک مرحله چند مسیر خروجی وجود دارد، ترتیب نمایش گزینه‌ها را تعیین می‌کند |
| توضیح | اختیاری |
یک بخش «پیش‌نمایش» هم در پایین همین صفحه، کل نقشه‌ی فرآیند (همه‌ی مراحل و مسیرهای بین آن‌ها) را به‌صورت گرافیکی و ستون‌بندی‌شده نشان می‌دهد.
این صفحه‌ی مصرف‌کننده‌ی نهایی همه‌ی تعریف‌های بالاست — جایی که کاربران روزمره کار می‌کنند، نه ادمین.
| قدم | توضیح |
|---|---|
| ۱ | اسناد به‌صورت تودرتو «گروه اصلی ← دسته‌بندی فرآیند ← مراحل» نمایش داده می‌شوند — همان ساختاری که در طراح فرآیند تعریف شد. |
| ۲ | یکی از مراحل را انتخاب کنید؛ فهرست اسنادی که در آن مرحله‌اند و طبق قوانین گذار آماده‌ی تبدیل‌اند نمایش داده می‌شود. |
| ۳ | روی سند موردنظر دکمه‌ی «تبدیل» را بزنید — سند مرحله‌ی بعد با اطلاعات همین سند از پیش پر می‌شود و آماده‌ی بازبینی/ثبت است. |
| ۴ | در صورت نیاز، از دکمه‌ی «شروع سند جدید» (روی هر مرحله در طراح فرآیند، یا مستقیم از این صفحه) می‌توان بدون سند مبدأ، مستقیماً یک سند خالی در آن مرحله باز کرد. |
| ۵ | روی هر ردیف سند، آیکون «تاریخچه تغییرات» تمام تغییرات ثبت‌شده‌ی همان سند را نشان می‌دهد — در دو تب «سربرگ» و «ردیف‌ها»، هر فیلد به‌همراه مقدار قبل/بعد، چه‌کسی و چه‌زمانی تغییرش داده. |
صفحه‌ی «کارخوان» یک نمای بصری و درگ‌اند‌دراپ برای همان اسناد صفحه‌ی «لیست اسناد واجد شرایط» است — هر مرحله یک ستون، هر سند یک کارت؛ کاربر به‌جای کلیک روی دکمه‌ی «تبدیل»، کارت را بین ستون‌ها می‌کشد.
| قدم | توضیح |
|---|---|
| ۱ | فقط دسته‌بندی‌های فرآیندی که چک‌باکس «کارخوان» برایشان فعال شده باشد، به‌صورت کارت در ابتدای صفحه قابل انتخاب‌اند (اگر بیش از ۶ فرآیند واجد شرایط باشد، یک جعبه‌ی جستجو هم ظاهر می‌شود). |
| ۲ | پس از انتخاب یک فرآیند، ستون‌ها همان مراحل آن فرآیندند؛ روی هر ستون تعداد اسناد و — در صورت تنظیم — مجموع «مبلغ قابل‌پرداخت» ستون نمایش داده می‌شود. |
| ۳ | هر کارت خریدار، تاریخ و مبلغ قابل‌پرداخت همان سند را نشان می‌دهد. کارت را بکشید و در ستون مرحله‌ی مقصد رها کنید تا همان «تبدیل»ی که قوانین گذار تعریف کرده‌اند اجرا شود. |
| ۴ | روی هر کارت، منوی «⋮» به پیوست‌ها، تاریخچه‌ی تغییرات، فرم‌ساز، ارجاعات، و (بسته به نوع سند) اقساط/دریافت وجه/پرداخت وجه دسترسی می‌دهد. |
دو چک‌باکس مستقل، هنگام تعریف هر مرحله، کنترل می‌کنند آن مرحله در کدام پورتال‌های خارج از پنل داخلی هم دیده شود:
| گزینه | توضیح |
|---|---|
| نمایش در سایت | این مرحله در فهرست فرآیندهای قابل‌مشاهده برای مشتریان خارجی (API سایت) نمایش داده می‌شود |
| نمایش در خدمات پس از فروش | این مرحله در بخش «اسناد زنجیره» مرتبط با یک درخواست خدمات پس از فروش قابل‌اتصال می‌شود |
هر دو گزینه بعد از ساخت مرحله هم از همان جدول مراحل، با کلیک روی آیکون تاگل مربوطه، قابل تغییرند — نیازی به ویرایش کامل مرحله نیست.
قابلیت‌هایی که بعد از نگارش اولیه‌ی این راهنما به طراح فرآیند، لیست اسناد واجد شرایط و کارخوان اضافه شده‌اند.
| تنظیم | توضیح |
|---|---|
| استفاده از انبارها | فهرست انبارهای مجاز مرحله. در فرم فاکتور/حواله، انتخاب انبار ردیف و انبار مقصد فقط به همین انبارها محدود می‌شود. ستون جدول، دکمه‌ی دیالوگ و انتخاب‌گر در فرم «مرحله‌ی جدید» همین کار را می‌کنند. |
| انتخاب فرآیند مرحله بعد | وقتی از یک مرحله چند مسیر ممکن است، فهرست مقصدهای مجاز را تعیین می‌کنید. در فرم سند فیلد الزامیِ «فرآیند مرحله بعد» ظاهر می‌شود (اگر مرحله گزینه‌ای نداشته باشد پنهان است). فرم بعد از ذخیره خودکار باز نمی‌شود؛ کاربر از «لیست اسناد واجد شرایط» جلو می‌برد، دیالوگ تبدیل فقط روی مقصد انتخاب‌شده کار می‌کند و تاریخچه‌ی پیوند، سابقه‌ی انتخاب‌ها را نشان می‌دهد. |
| صدور به تفکیک انبار | روی قانون گذار تیک می‌خورد. در دیالوگ «تبدیل» پیش‌نمایش هر انبار دیده می‌شود و برای هر انبار یک سند مقصد جداگانه صادر می‌شود؛ سندهای ساخته‌شده با دکمه‌ی «باز کردن» قابل‌دسترس‌اند. به‌جای انتخاب‌گر مقصد، همین پیش‌نمایش نشان داده می‌شود. |
| قوانین قیمت‌گذاری تخفیف و مالیات | «نمایش» (پیش‌فرض) یا «پنهان». اگر مرحله‌ی مقصد روی «پنهان» باشد، دکمه‌ی قوانین قیمت‌گذاری در فرم فاکتور آن مرحله دیده نمی‌شود. |
| قابلیت | توضیح |
|---|---|
| ادغام چند به یک | چند سند را با چک‌باکس انتخاب کنید و با یک «تبدیل» به یک سند مقصد ادغام کنید؛ دیالوگ تبدیل و فرم مقصد این حالت را می‌شناسند. |
| یادداشت و یادآور | روی هر ردیف (و در لیست فاکتور/انبار) می‌توان یادداشت یا یادآور ثبت کرد. |
| انتخاب ستون، ترتیب و عرض | دکمه‌ی «ستون‌ها» نمایش/پنهان و ترتیب را برای هر کاربر و هر آداپتور جداگانه ذخیره می‌کند؛ عرض ستون با کشیدن لبه تغییر می‌کند و جست‌وجوی بالای صفحه کل ستون‌ها را می‌گردد (بخش «قابلیت‌های مشترک»). |
| شجره‌نامه | ستون «کد شجره‌نامه» دکمه‌ی «نمایش شجره‌نامه» دارد و همین شماره بالای «اطلاعات پایه» هر فرم هم دیده می‌شود. |
| میان‌برهای فرم فاکتور/حواله | Ctrl+S ذخیره، F2 باز کردن جستجوی مشتری، F4 افزودن ردیف با انتخاب‌گر کالا؛ فقط روی تب اصلیِ در حال نمایش، بدون دیالوگ باز و خارج از حالت فقط‌خواندنی. |
| فرم‌ساز در مرحله | وقتی فرمی از دل یک گذار باز و ثبت می‌شود، پیوند زنجیره همان لحظه کامل می‌شود و لازم نیست دستی تبدیل را تکرار کنید. |
| قابلیت | توضیح |
|---|---|
| دکمه‌ی «+ جدید» | بالای ستون مراحل اول، فرم سند جدید همان مرحله را باز می‌کند. |
| شماره و دکمه‌ی شجره‌نامه | هر کارت شماره‌ی شجره‌نامه دارد و آیکون کنارش بدون باز کردن کارت، صفحه‌ی شجره‌نامه را نشان می‌دهد. |
| وضعیت امضا | در مرحله‌ای که قانون امضا دارد، کارتِ امضانشده چیپ «امضا نشده» می‌گیرد؛ راهنمای کارت نام امضاکنندگانِ باقی‌مانده را می‌گوید و کلیک روی آن خط زمانی امضا را باز می‌کند (اگر امضا هنوز شروع نشده باشد، همین را توضیح می‌دهد). |