از تعریف کالا تا فاکتور فروش

سناریو و مسیر کلی

در این راهنما یک مشتری و یک کالای نمونه می‌سازیم، قیمت و تخفیف و مالیات تعریف می‌کنیم، یک فرآیند سفارش می‌سازیم و همان کالا را برای همان مشتری از پیش‌فاکتور تا فاکتور فروش جلو می‌بریم و فاکتور را چاپ می‌گیریم. همه‌ی قدم‌ها روی نسخه‌ی زنده‌ی برنامه انجام شده و پیام‌ها و عددها عیناً از همان اجرا آمده‌اند.

۱  تعریف مشتری

اولین قدم: بدون مشتری هیچ سندی ساخته نمی‌شود.

صفحه‌ی «تعریف سریع مشتری» /quickcustomer

قدم	توضیح
۱	در بخش «گروه تفصیلی» یکی از شاخه‌های ریشه را انتخاب کنید (برای ما «شرکتها (حقوقی)»). همین انتخاب فیلد «کد» را خودکار پر می‌کند.
۲	«نام مشتری» را بنویسید؛ تلفن و آدرس اختیاری‌اند.
۳	«ذخیره» را بزنید.

✅ تأییدشده روی سیستم زنده: پیام «مشتری با کد ۵۱۰۰۰۱۱ ثبت شد».

۲  تعریف کالا و قیمت

کالا همیشه زیر یک «گروه تفصیلی» ساخته می‌شود و قیمت فروش در تب «قیمت‌ها» قرار دارد.

صفحه‌ی «تعریف کالا» /codekala

قدم	توضیح
۱	«جدید» را بزنید و در درخت سمت چپ گروه کالا را انتخاب کنید؛ فیلد «کد» خودکار پر می‌شود (۳۱۰۰۰۰۰).
۲	در تب «اطلاعات پایه»: «شرح کالا»، «واحد»، «نوع کالا» و «انبار» را پر کنید (این‌ها الزامی‌اند).
۳	«تأیید» را بزنید («ثبت با موفقیت انجام شد»).
۴	برای اینکه قیمت در سند خودکار بیاید، کالا را دوباره ویرایش کنید و در تب «قیمت‌ها» مقدار «قیمت ۱» را بنویسید (۱٬۰۰۰٬۰۰۰) و «تأیید» بزنید. ستون «فی» در سند همین قیمت را پیشنهاد می‌دهد.

⚠️ بعد از تعریف کالای تازه اگر آن را در یک فهرست انتخاب‌کننده ندیدید، از منوی کاربر (آیکن بالا‑چپ) «بازخوانی اطلاعات پایه» را بزنید.

۳  تخفیف و مالیات (قوانین قیمت‌گذاری)

تخفیف و مالیات در صفحه‌ی «قوانین قیمت‌گذاری» تعریف می‌شوند و ترتیب اجرایشان با «ترتیب اجرا» مشخص است.

صفحه‌ی «قوانین قیمت‌گذاری» /pricing-rules

قدم	توضیح
۱	«تخفیف جدید»: عنوان، «نوع تخفیف = درصدی ثابت»، «درصد تخفیف = ۱۰»، «اعمال در فاکتور» را تیک بزنید («نمایش در سایت» را بردارید). «ترتیب اجرا» را ۱۰۰ بگذارید.
۲	«مالیات جدید»: عنوان، «درصد = ۱۰»، «اعمال در فاکتور»، و «ترتیب اجرا» ۲۰۰ — عدد کوچک‌تر زودتر اجرا می‌شود، پس مالیات بعد از تخفیف حساب می‌شود.
۳	برای هر دو یا «اعمال روی همه‌ی کالاها» را روشن کنید، یا کالاهای هدف را انتخاب کنید. کالاهای هدف از فهرست «کالاهای سایت» (/site-catalog) می‌آیند؛ ما چون کالا را آن‌جا اضافه نکردیم «همه‌ی کالاها» را روشن کردیم.
۴	در فهرست قوانین، ستون «مبلغ پس از اجرا» نتیجه‌ی هر قانون را برای یک مبلغ نمونه (پیش‌فرض ۱٬۰۰۰٬۰۰۰) نشان می‌دهد.

🧮 نتیجه‌ی ردیف نمونه: ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ ← تخفیف ۱۰٪ ← ۹۰۰٬۰۰۰ ← مالیات ۱۰٪ ← ۹۹۰٬۰۰۰ (یعنی ده برابرش در سند ما: ۹٬۹۰۰٬۰۰۰).

⚠️ قانون‌های «اجباری» (مثلاً هزینه‌ی حمل تعریف‌شده‌ی شرکت) خودکار روی همه‌ی اسناد اعمال می‌شوند؛ قانون‌های «اختیاری» را کاربر هنگام ثبت سند فعال یا غیرفعال می‌کند (قدم ۷).

۴  تعریف فرآیند سفارش (ادمین)

فرآیند مشخص می‌کند هر سند بعد از ذخیره به کدام سند بعدی «تبدیل» شود.

صفحه‌ی «تعریف مراحل فرآیند» /chain/process-designer

قدم	توضیح
۱	«افزودن دسته‌بندی»: نام فرآیند را بنویسید («سفارش فروش تا فاکتور») و بزنید «افزودن دسته‌بندی». آن را از فهرست «انتخاب» کنید (زیر «بدون گروه اصلی»).
۲	در بخش «مراحل» چهار بار «جدید» را بزنید. هر مرحله یک «نام نمایشی»، یک «اسم فرم پایه» و یک «نوع فرم» دارد: پیش‌فاکتور ← «پیش فاکتور / پیش‌فاکتور فروش ۴»؛ حواله موقت ← «خروج انبار / حواله موقت فروش ۵»؛ حواله دائم ← «خروج انبار / حواله دائم فروش ۶»؛ فاکتور ← «فروش / فروش ۷».
۳	در بخش «قوانین گذار» سه مسیر بسازید: پیش‌فاکتور ← حواله موقت، حواله موقت ← حواله دائم، حواله دائم ← فاکتور فروش؛ هر بار «مرحله‌ی مبدأ» و «مرحله‌ی مقصد» را انتخاب و «افزودن گذار» را بزنید.
۴	برای هر مرحله روی آیکن «قابلیت‌ها/دسترسی‌های این مرحله» بزنید و کاربران مجاز را اضافه کنید.

✅ تأییدشده روی سیستم زنده: در پیش‌نمایش پایین صفحه زنجیره‌ی «پیش‌فاکتور فروش ← حواله موقت فروش ← حواله دائم فروش ← فاکتور فروش» دیده می‌شود.

⚠️ اگر کاربر به یک مرحله اضافه نشده باشد، فرآیند در «شروع سند جدید» دیده نمی‌شود و روی مرحله‌ی بعدی پیام «شما به این مرحله دسترسی ندارید» می‌آید. فرم‌های ساخته‌شده (نوع فرم‌ها) را ادمین قبلاً تعریف کرده است؛ ساخت نوع فرم/زیرنوع تازه کار جداگانه‌ی ادمین است.

۵  موجودی اولیه کالا (رسید)

خروج قطعی (حواله دائم) فقط وقتی ثبت می‌شود که موجودی کالا کافی باشد.

اگر بدون موجودی به حواله دائم برسید، پیام زیر را می‌بینید و ذخیره انجام نمی‌شود:

ثبت رسید ورود به انبار (یک فرآیند تک‌مرحله‌ای) /chain/process-designer ← «شروع سند جدید»

قدم	توضیح
۱	یک فرآیند تک‌مرحله‌ای با نام «ورود موجودی کالا» و مرحله‌ی «رسید دائم کالا» (اسم فرم پایه «ورود انبار»، نوع فرم یک رسید دائم) بسازید و کاربر را به آن اضافه کنید.
۲	از آیکن «شروع سند جدید» روی همان مرحله، فرم رسید را باز کنید؛ کالا را انتخاب کنید، تعداد (۲۰) را بنویسید و «ذخیره» بزنید.

✅ تأییدشده روی سیستم زنده: «فرم رسید دائم … با شماره ۱ با موفقیت ذخیره شد». در شرکت‌هایی که موجودی دارند، این قدم لازم نیست.

۶  پیش‌فاکتور برای مشتری

شروع سند از خودِ مشتری باعث می‌شود نام مشتری از پیش در فرم پر باشد.

لیست مشتریان CRM ← «شروع سند جدید» /crm/customer-list

قدم	توضیح
۱	مشتری را جست‌وجو کنید، روی منوی «⋮» کنار آن بزنید و «شروع سند جدید» را انتخاب کنید.
۲	در پنجره‌ی «شروع سند جدید» زیر نام فرآیندتان «پیش‌فاکتور فروش» را بزنید (اگر فرآیندتان این‌جا نیست، کاربر به مرحله‌ی اول اضافه نشده است).
۳	«افزودن ردیف جدید» را بزنید، در «انتخاب کالا» روی کالا دوبار کلیک کنید. «فی» از قیمت ۱ کالا پر می‌شود؛ «تعداد» را ۱۰ بگذارید.
۴	پایین فرم «قوانین قیمت‌گذاری» را بزنید: تخفیف ۱۰٪ و مالیات ۱۰٪ تیک‌خورده‌اند و مبلغ قابل پرداخت ۹٬۹۰۰٬۰۰۰ نشان داده می‌شود. هر قانون اختیاری دیگری را (مثلاً یک مالیات قدیمی) برای این سند خاموش کنید و «تأیید» بزنید.
۵	«ذخیره» را بزنید.

✅ تأییدشده روی سیستم زنده: «فرم پیش‌فاکتور فروش با شماره ۲۱ با موفقیت ذخیره شد».

۷  تبدیل به حواله موقت

حواله موقت کالا را برای این مشتری رزرو می‌کند.

شروع/تکمیل گذار اسناد /chain/source-list

قدم	توضیح
۱	از منوی «شروع/تکمیل گذار اسناد» (/chain/source-list) دسته‌بندی فرآیند («سایر (بدون گروه اصلی)») و بعد مرحله‌ی فعلی را انتخاب کنید.
۲	سند را در فهرست «اسناد واجد شرایط» پیدا کنید و «تبدیل» را بزنید؛ «مقصد تبدیل» از قبل پر است و «مانده‌ی هر ردیف سند مبدأ» را می‌بینید.
۳	در دیالوگ دوباره «تبدیل» را بزنید تا سند مرحله‌ی بعد با همان مشتری، کالا، تعداد و قیمت باز شود؛ در پایین فرم «تخفیف قاعده‌ای» و «مالیات» همراه می‌آیند. «ذخیره» را بزنید.

✅ تأییدشده روی سیستم زنده: «فرم حواله موقت فروش با شماره ۱ با موفقیت ذخیره شد» و «گذار زنجیره تکمیل شد». در فرم تخفیف قاعده‌ای ۱٬۰۰۰٬۰۰۰، مالیات ۹۰۰٬۰۰۰ و مبلغ قابل پرداخت ۹٬۹۰۰٬۰۰۰ بود.

۸  تبدیل به حواله دائم

با حواله دائم کالا قطعی از انبار خارج می‌شود (و موجودی کم می‌شود).

شروع/تکمیل گذار اسناد /chain/source-list

قدم	توضیح
۱	از منوی «شروع/تکمیل گذار اسناد» (/chain/source-list) دسته‌بندی فرآیند («سایر (بدون گروه اصلی)») و بعد مرحله‌ی فعلی را انتخاب کنید.
۲	سند را در فهرست «اسناد واجد شرایط» پیدا کنید و «تبدیل» را بزنید؛ «مقصد تبدیل» از قبل پر است و «مانده‌ی هر ردیف سند مبدأ» را می‌بینید.
۳	در دیالوگ دوباره «تبدیل» را بزنید تا سند مرحله‌ی بعد با همان مشتری، کالا، تعداد و قیمت باز شود؛ در پایین فرم «تخفیف قاعده‌ای» و «مالیات» همراه می‌آیند. «ذخیره» را بزنید.

✅ تأییدشده روی سیستم زنده: «فرم حواله دائم فروش با شماره ۱ با موفقیت ذخیره شد». اگر موجودی کافی نباشد همین‌جا پیام قدم ۵ را می‌بینید.

۹  تبدیل به فاکتور فروش

آخرین مرحله‌ی فرآیند.

شروع/تکمیل گذار اسناد /chain/source-list

قدم	توضیح
۱	از منوی «شروع/تکمیل گذار اسناد» (/chain/source-list) دسته‌بندی فرآیند («سایر (بدون گروه اصلی)») و بعد مرحله‌ی فعلی را انتخاب کنید.
۲	سند را در فهرست «اسناد واجد شرایط» پیدا کنید و «تبدیل» را بزنید؛ «مقصد تبدیل» از قبل پر است و «مانده‌ی هر ردیف سند مبدأ» را می‌بینید.
۳	در دیالوگ دوباره «تبدیل» را بزنید تا سند مرحله‌ی بعد با همان مشتری، کالا، تعداد و قیمت باز شود؛ در پایین فرم «تخفیف قاعده‌ای» و «مالیات» همراه می‌آیند. «ذخیره» را بزنید.

✅ تأییدشده روی سیستم زنده: «فرم فروش با شماره ۲ با موفقیت ذخیره شد». جمع‌ها: جمع مبلغ ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰، تخفیف قاعده‌ای ۱٬۰۰۰٬۰۰۰، مالیات ۹۰۰٬۰۰۰، مبلغ قابل پرداخت ۹٬۹۰۰٬۰۰۰.

۱۰  چاپ فاکتور

فاکتور ذخیره‌شده را باز کنید و از دکمه‌ی «چاپ ▾» فایل PDF بگیرید.

فاکتور فروش ثبت‌شده ویرایش از فهرست اسناد ← «چاپ»

قدم	توضیح
۱	در «شروع/تکمیل گذار اسناد» مرحله‌ی «فاکتور فروش» را انتخاب و آیکن مداد (ویرایش) سند را بزنید.
۲	روی «چاپ ▾» بزنید. اولین گزینه «چاپ «نام قالب»» است (قالب ذخیره‌شده‌ی شرکت)؛ «ویرایشِ قالب» و «طراحی چاپ» برای ساخت قالب دلخواه‌اند.
۳	با «چاپ «نام قالب»» فایل فاکتور فروش-۲.pdf دانلود می‌شود.

⚠️ ظاهر PDF به قالب چاپِ شرکت بستگی دارد؛ قالب نمونه‌ی این شرکت تست یک جدول ساده است و فقط ارقام (جمع، تخفیف ۱٬۰۰۰٬۰۰۰، مالیات ۹۰۰٬۰۰۰، قابل پرداخت ۹٬۹۰۰٬۰۰۰) را نشان می‌دهد. «چاپ A5/A4» فقط وقتی کار می‌کند که برای این نوع سند قالب همان اندازه تعریف شده باشد؛ وگرنه پیام «قالب چاپ … هنوز تعریف نشده» می‌آید و باید از «طراحی چاپ» قالب بسازید (راهنمای «طراحی چاپ»). سند باید قبلاً ذخیره شده باشد.

مشکلات رایج