از ثبت پروفرما و پرداخت ارزی تا حمل، ترخیص، بهای تمام‌شده و تسعیر ارز — در یک پرونده‌ی واحد.
بازرگانی خارجی هر خرید (یا فروش) خارجی را از پروفرما تا تحویل کالا در یک «پرونده» دنبال می‌کند: نرخ ارز روز، پرداخت‌های ارزی و ریسک ارزی، محموله‌ها و جای کالا، اظهارنامه و هزینه‌ی رسیدن، تسعیر پایان دوره و گزارش‌های کنترلی.
پیش‌نیاز همه‌ی پرونده‌ها؛ بیشتر تنظیمات فقط برای مدیر است.
| تب | توضیح |
|---|---|
| نرخ‌ها | ارز، نوع نرخ، تاریخ و نرخ (ریال به‌ازای ۱ واحد ارز) را ثبت کنید. ثبت دوباره‌ی همان ارز/نوع/تاریخ نرخ قبلی را بازنویسی می‌کند. ارز پایه نرخ ندارد. «پیدا کردن نرخ مؤثر»: برای هر تاریخ نرخ همان روز، یا آخرین نرخ قبلی (در سقف روزِ تنظیمات)، یا نوع جایگزین را می‌یابد؛ با دادن مبلغ ارزی، معادل ریالی (گردشده به ریال صحیح) هم نشان داده می‌شود |
| ارزها | فهرست ارزهای قابل استفاده در پرونده‌ها |
| انواع نرخ | مثلاً نرخ بازار، نرخ گمرکی، نرخ بانک مرکزی؛ در پرونده‌ها و هزینه‌ی رسیدن انتخاب می‌شوند |
| تب | توضیح |
|---|---|
| Incoterm | فهرست استاندارد 2020 را می‌توان با یک دکمه ساخت |
| کشورها | کشور مبدأ و مقصد پرونده‌ها |
| بنادر و گمرک‌ها | بندر بارگیری، بندر/گمرک مقصد |
| کدهای تعرفه (HS) | با نرخ حقوق ورودی ٪ (اختیاری) برای هر کد |
| انواع هزینه | گروه هزینه، روش پیش‌فرض تخصیص (ارزش، تعداد، وزن، حجم، دستی) و ترتیب نمایش |
هر خرید خارجی یک پرونده است: تأمین‌کننده، ارز، پروفرما، ثبت سفارش و ردیف‌های کالا. وضعیت مرحله‌به‌مرحله جلو می‌رود.
| مورد | توضیح |
|---|---|
| شروع | «پرونده‌ی جدید». ارز، نوع نرخ و Incoterm از بخش پایه می‌آیند |
| سربرگ | عنوان، تأمین‌کننده (از مشتریان)، ارز، نوع و نرخ، Incoterm، کشور مبدأ، بندر بارگیری و بندر/گمرک مقصد، شماره و تاریخ پروفرما، شماره و تاریخ و انقضای ثبت سفارش، تاریخ ثبت بدهی |
| ردیف‌ها | «افزودن کالا» با جست‌وجوگر کالا؛ مقدار و قیمت واحد ارزی |
| چک‌لیست مدارک و تاریخچه‌ی وضعیت | مدارک لازم هر پرونده و سابقه‌ی تغییر وضعیت |
| وضعیت‌ها | پیش‌نویس ← پروفرما ← ثبت سفارش ← سفارش‌شده ← در حمل ← ترخیص ← تحویل ← بسته؛ و «لغو». رویدادهای حمل (صفحه‌ی محموله‌ها) وضعیت پرونده را خودکار جلو می‌برند |
| نرخ دفتری | پنل «ثبت نرخ دفتری»: نرخی که بدهی با آن دفتری شده؛ برای تسعیر پایان دوره لازم است |
| مورد | توضیح |
|---|---|
| پرونده‌ی صادراتی جدید | همان صفحه؛ به‌جای «تأمین‌کننده» «خریدار» دارد و فهرست با فیلتر «صادرات» جدا می‌شود |
| ثبت تعهد | مبلغ تعهدی (به ارز پرونده) و مهلت برگشت ارز |
| ثبت دریافت | مبلغ دریافتی، تاریخ دریافت و مرجع بانکی؛ مانده‌ی تعهد و وضعیت (باز / بخشی دریافت‌شده / مهلت گذشته) محاسبه می‌شود |
ابزارهای پرداخت، تسویه‌ی واقعی با نرخ همان لحظه و تخصیص به پرونده‌ها.
| تب | توضیح |
|---|---|
| ابزارهای پرداخت | حواله، اعتبار اسنادی (LC)، برات، پیش‌پرداخت و سایر با مبلغ، سررسید و انقضا. وضعیت: باز ← تسویه‌ی جزئی ← تسویه‌ی کامل (یا لغو) |
| تسویه‌ها | ثبت پرداخت واقعی با نرخ همان لحظه و تخصیص به پرونده‌ها (دستی یا «تخصیص خودکار»). اگر «نرخ دفتری» را بدهید، سود/زیان ارزی تحقق‌یافته‌ی همان تخصیص محاسبه می‌شود |
| ریسک ارزی | بدهی باز هر تأمین‌کننده و ارز با آخرین نرخ. بدهی = جمع پرونده‌های «ثبت سفارش تا تحویل» − جمع تسویه‌های فعال؛ منفی یعنی پیش‌پرداخت خالص |
برای هر تسویه، دیالوگ «پیش‌نمایش و صدور سند» معین/تفصیلی حساب بدهی (تأمین‌کننده) و بانک، و تاریخ سند را می‌گیرد، سطرهای سند را نشان می‌دهد و در صورت مشکل «علت مسدودی» را می‌گوید. نتیجه یک سند موقت است و ستون سند در جدول تسویه‌ها دیده می‌شود؛ «سند معکوس» آن را برمی‌گرداند. جدول تسویه‌ها ستون «امضا» هم دارد (وضعیت امضای الکترونیک).
هر محموله می‌تواند کالای چند پرونده را ببرد و هر پرونده چند محموله داشته باشد.
| تب | توضیح |
|---|---|
| محموله‌ها | «محموله‌ی جدید» و افزودن ردیف از پرونده‌های «ثبت سفارش» به بعد؛ حالت حمل (دریایی، هوایی، زمینی، ریلی)، کانتینرها و رویدادهای حمل |
| تابلوی وضعیت | محموله‌ها به تفکیک مرحله: برنامه‌ریزی‌شده، بارگیری‌شده، در راه، رسیده به بندر/مرز، در گمرک، ترخیص‌شده، تحویل به انبار. دیرکرد و روزهای رایگان دموراژ هشدار می‌گیرند |
| کالا الان کجاست؟ | مقدار هر کالا به تفکیک ارسال‌نشده، در راه، بندر، گمرک و تحویل‌شده، و ارزش کالای در راه |
هزینه‌های هر محموله (کرایه، بیمه، حقوق گمرکی، انبارداری…) به ارز یا ریال، برآوردی یا واقعی؛ سیستم آن‌ها را بین ردیف‌ها تخصیص می‌دهد و بهای واحد ریالی هر کالا را می‌سازد.
| مرحله | توضیح |
|---|---|
| ۱. محموله | ابتدا محموله را انتخاب کنید؛ محاسبه به‌ازای هر محموله است |
| ۲. اظهارنامه | شماره‌ی کوتاژ، تاریخ اظهارنامه، تاریخ ترخیص، گمرک و وضعیت |
| ۳. ردیف هزینه | نوع هزینه، ارز (خالی = ریال)، مبلغ، نرخ (یا پیدا کردن خودکار با نوع نرخ)، تاریخ و شماره‌ی سند، روش تخصیص، اظهارنامه و شرح؛ برآوردی یا واقعی |
| ۴. محاسبه | نوع نرخ و تاریخ ارزش‌گذاری کالا را بدهید (مثلاً «نرخ گمرکی» با تاریخ اظهارنامه). برای هر نوع هزینه، ردیف «واقعی» جای «برآوردی» می‌نشیند و جمع تخصیص هر هزینه دقیقاً برابر مبلغ آن است |
| ۵. پیش‌نمایش، ذخیره، قطعی | بعد از بررسی، مدیر نتیجه را قطعی می‌کند؛ خلاصه‌ی برآوردی در برابر واقعی دیده می‌شود. روش‌های تخصیص: ارزش، تعداد، وزن، حجم، دستی (سهم دستی) |
بدهی ارزی باز هر پرونده (از «ثبت سفارش» تا «تحویل») با نرخ پایان دوره ارزیابی می‌شود. اختلاف = ریال با «نرخ دفتری بدهی» − ریال با نرخ پایان دوره؛ مثبت سود و منفی زیان تحقق‌نیافته.
| قدم | توضیح |
|---|---|
| ۱ | تاریخ پایان دوره و نوع نرخ را بدهید و «پیش‌نمایش» بزنید |
| ۲ | پرونده‌ی بدون نرخ دفتری کنار گذاشته می‌شود (فهرست «کنار گذاشته‌شده‌ها»)؛ نرخ دفتری را در صفحه‌ی همان پرونده ثبت کنید |
| ۳ | برای دیدن سطرهای سند، معین حساب طرف‌حساب را انتخاب کنید؛ تفصیلی هر تأمین‌کننده خودکار از هم‌شناسه‌ی مشتری پیدا می‌شود |
| ۴ | مدیر «سند موقت ریالی» را صادر می‌کند و با «سند معکوس» برمی‌گردد. حساب‌های سود/زیان ارزی از تنظیمات بازرگانی خارجی می‌آید |
هر جدول دکمه‌ی Excel و چاپ دارد.
| تب | توضیح |
|---|---|
| میز کنترل | وضعیت پرونده‌ها، ارزش کالای در راه، ابزارهای پرداخت باز (شماره، نوع، تأمین‌کننده، ارز، مبلغ، مانده، سررسید، انقضا، روز مانده، گذشته/باز) و تعهدهای برگشت ارز (پرونده، خریدار، تعهد، دریافت‌شده، مانده، مهلت، روز مانده، وضعیت) |
| انحراف هزینه | برآوردی در برابر واقعی به تفکیک محموله و نوع هزینه، با انحراف ریالی و درصدی |
| آبشار بهای تمام‌شده | از ارزش کالا تا بهای تمام‌شده‌ی واحد، پله‌پله به تفکیک پرونده و کالا (نیازمند «محاسبه و ذخیره» در صفحه‌ی هزینه‌ی رسیدن) |
| عملکرد تأمین‌کننده | تعداد پرونده و محموله، میانگین زمان تأمین (روز)، محموله‌ی دیرکرده و درصد دیرکرد |
| تاریخچه‌ی قیمت | قیمت واحد خرید یک کالا در پرونده‌ها و تأمین‌کننده‌های مختلف |
دکمه‌ی «هشدار ایمیلی» (مدیر): ارسال روزانه‌ی هشدار مهلت‌ها: کلید «ارسال روزانه‌ی هشدار»، «مهلت‌ها تا چند روز آینده» (۱ تا ۹۰)، ساعت ارسال به وقت سرور (۰ تا ۲۳)، فهرست گیرنده‌ها، تست ارسال و تاریخ آخرین ارسال خودکار.