سفر کامل یک مشتری — از تعریف تا فروش، پشتیبانی و پرینت

در کل این راهنما، یک مشتری کاملاً ساختگی به نام «شرکت آزمایشی پرتو صنعت» را از صفر می‌سازیم و مرحله‌به‌مرحله جلو می‌بریم. هر جا این نام را دیدید، جای آن نام مشتری واقعی خودتان را بگذارید — بقیه‌ی مسیر (منوها، دکمه‌ها، دیالوگ‌ها) دقیقاً همین است.

این ۱۰ بخش را داریم — می‌توانید از فهرست کنار صفحه مستقیم به هرکدام بروید:

این سه مورد، تنظیمات یک‌باره‌ی ادمین هستند؛ بدون آن‌ها بعضی بخش‌ها کار نمی‌کنند.

اولین قدم هر سناریو — بدون مشتری، هیچ‌کدام از بخش‌های بعدی معنا ندارند.

1. در بخش گروه تفصیلی، یکی از دو شاخه‌ی ریشه را انتخاب کنید — «اشخاص (حقیقی)» یا «شرکتها (حقوقی)». همین انتخاب باعث می‌شود فیلد کد خودکار پر شود (مثلاً 5100001).
2. نام مشتری را بنویسید — تنها فیلد الزامی دیگر. مثال ما: شرکت آزمایشی پرتو صنعت.
3. تلفن/موبایل/آدرس اختیاری‌اند — می‌توانید خالی بگذارید.
4. روی «ذخیره» بزنید.

اگر بعداً خواستید اطلاعات کامل‌تری (بانکی، حسابداری، پرسنلی) برای همین مشتری وارد کنید، دکمه‌ی «فرم کامل» شما را به فرم جامع (/naturallegalpersons) می‌برد.

یک دسته‌بندی درختی کاملاً مستقل — برای گروه‌بندی دلخواه شما، جدا از «مدل فروش».

1. اگر هنوز گروهی نساخته‌اید، روی «گروه ریشه‌ی جدید» بزنید و یک نام بدهید (مثلاً «مشتریان صنعتی نمونه») → «تأیید».
2. گروه را از فهرست سمت راست انتخاب کنید تا پنل «مشتریان این گروه» باز شود.
3. در کادر «افزودن مشتری» بخشی از نام را تایپ کنید (مثلاً «پرتو صنعت») و از نتیجه‌ی پیشنهادی روی مشتری کلیک کنید — همین کلیک به‌تنهایی اضافه می‌کند، دکمه‌ی ذخیره‌ی جداگانه‌ای لازم نیست.

یک «پرونده‌ی معامله/پروژه» که چند مشتری می‌تواند به آن وصل باشد.

1. در کادر «نام کارت جدید» یک نام بنویسید (مثلاً «پروژه صنعتی پرتو صنعت») → «افزودن کارت».
2. کارت تازه‌ساخته را از فهرست انتخاب کنید تا پنل جزئیات با تب‌ها باز شود: «جزئیات معامله»، «چک‌لیست»، «مدیران پرونده»، «کاربران اجرایی»، «کاربران»، «مشتریان»، «قراردادها».
3. تب «مشتریان» را باز کنید و در کادر «افزودن مشتری» نام «پرتو صنعت» را تایپ و از نتیجه انتخاب کنید — دوباره یک کلیک کافی است.

ثبت اولین تماس/یادداشت، و تنظیم وضعیت فروش مشتری.

1. بالای دیالوگ، فیلد «وضعیت» (مثلاً «سرنخ جدید» → «در حال مذاکره») و ستاره‌ی VIP هست — هر زمان می‌توانید از همین‌جا عوض کنید.
2. در تب «فعالیت‌ها»، «نوع فعالیت» را انتخاب کنید — گزینه‌ها: تماس تلفنی، جلسه، یادداشت، ایمیل، ثبت خدمات، سایر (پیش‌فرض: تماس تلفنی).
3. «موضوع» و «توضیحات — با مشتری چه گفتیم/چه کردیم» را بنویسید.
4. اگر مشتری کارت متصل دارد (بخش ۳)، فیلد «اتصال به کارت (اختیاری)» هم ظاهر می‌شود.
5. روی «ثبت فعالیت» بزنید.

پیش‌فاکتور → حواله موقت → حواله دائم → فاکتور فروش، همه برای همان مشتری.

۵.۱ ساخت پیش‌فاکتور فروش

1. در دیالوگ «شروع سند جدید — {نام مشتری}»، فرآیند مناسب را انتخاب کنید (مثلاً «پیش‌فاکتور فروش» زیر دسته‌ی فرآیندتان). این کار شما را به فرم سند می‌برد، با مشتری از‌قبل‌پرشده.
2. روی «افزودن ردیف جدید» بزنید؛ روی «کد کالا» یا «نام کالا» کلیک کنید تا دیالوگ «انتخاب کالا» باز شود — یک کالا را دوبار-کلیک کنید تا انتخاب شود.
3. در ستون «فی» (قیمت واحد) یک عدد وارد کنید — این فیلد الزامی است؛ بدون آن پیام ردیف 0: قیمت واحد الزامی است می‌بینید.
4. روی «ذخیره» بزنید.

۵.۲ جلو بردن سند به مرحله‌ی بعد

1. فرآیند (مثلاً «پیش‌فاکتور تا فروش») و مرحله‌ی فعلی (مثلاً «پیش‌فاکتور فروش») را از فهرست کارت‌ها انتخاب کنید.
2. سند مشتری «پرتو صنعت» را در فهرست «اسناد واجد شرایط» پیدا کنید و روی «تبدیل» بزنید.
3. در دیالوگ «تبدیل — سند شماره N»، فیلد «مقصد تبدیل» از قبل با تنها گزینه‌ی معتبر پرشده — روی «تبدیل» بزنید تا سند مرحله‌ی بعد (مثلاً «حواله موقت فروش») با همان مشتری/کالا/قیمت باز شود.
4. مثل بخش ۵.۱، فیلد «انبار» را انتخاب کنید (برای اسناد انبار الزامی است) و «ذخیره» بزنید.
5. همین چرخه (source-list → تبدیل → ذخیره) را برای حواله دائم فروش و در نهایت فاکتور فروش تکرار کنید.

وقتی زنجیره‌ی سند سنگین است — یک فرم سبک و مستقیم، متصل به همان مشتری.

۶.۱ (یک‌بار، ادمین) تعریف فرم

1. روی «فرم جدید» بزنید.
2. «عنوان فرم» را بنویسید (مثلاً «فرم بازدید حضوری مشتری»).
3. در «دسته‌بندی (LinkKind)» عبارت «مشتری» را جست‌وجو کنید و گزینه‌ی «مشتریان CRM» را انتخاب کنید — این دقیقاً همان چیزی است که فرم را زیر «فرم‌ساز» هر مشتری قابل‌دیدن می‌کند.
4. حداقل یک فیلد با «افزودن فیلد» اضافه کنید، سپس «ذخیره فرم» بزنید.
5. بعد از ذخیره، بخش «چه کاربرانی اجازهٔ پرکردن این فرم را دارند» فعال می‌شود — کاربر(ها)ی موردنظر را تیک بزنید و «ذخیره دسترسی» بزنید. بدون این قدم، فرم برای هیچ‌کس در «فرم‌های من» ظاهر نمی‌شود.

۶.۲ ثبت یک نمونه، متصل به مشتری

1. دیالوگ «ارجاع فرم‌ساز» باز می‌شود، با سرتیتر «مشتری: {نام} — کد: {کد}».
2. زیر «ارجاع به یک فرم جدید»، روی دکمه‌ی هم‌نام فرم‌تان بزنید (مثلاً «فرم بازدید حضوری مشتری»).
3. یک تب جدید به /oa/forms/mine باز می‌شود، با بنر ثبت این فرم به مشتری {نام} پیوند می‌خورد. و فرم از‌قبل‌انتخاب‌شده.
4. فیلدها را پر کنید و «ثبت فرم» بزنید.

یک فعالیت پشتیبانی (نه تیکت داخلی شرکت) که مستقیم به مشتری وصل است.

1. روی «افزودن فعالیت / یادآور» بزنید.
2. در فیلد «مشتری (اختیاری — خالی = یادآور شخصی)» نام مشتری را جست‌وجو و انتخاب کنید.
3. «عنوان» و «توضیحات» را بنویسید. فیلدهای اختیاری دیگر: زمان تخمینی (دقیقه)، «ادامه‌دار (بعداً تکمیل می‌شود)»، «زمان گزارش مشتری» (برای محاسبه‌ی SLA)، و یک بخش «یادآور» جدا با تاریخ/ساعت.
4. روی «افزودن» بزنید.

درخواست خدمات، همیشه روی یک سریال کالای مشخص ثبت می‌شود.

⚠️ پیش‌نیاز واقعی این بخش

این بخش نیاز به یک سریال کالای از‌قبل‌ثبت‌شده دارد — یعنی مشتری‌تان باید قبلاً یک کالای سریال‌دار خریده/دریافت کرده باشد. صفحه‌ی «جست‌وجوی سریال» فقط برای جست‌وجو است، دکمه‌ی «افزودن سریال دستی» ندارد — سریال‌ها از مکانیزم قدیمی‌تر ثبت فروش کالای سریال‌دار می‌آیند. اگر مشتری آزمایشی شما هنوز سریالی ندارد، این بخش را روی یک مشتری/سریال واقعی موجود در سیستم امتحان کنید.

1. سریال یا نام کالا را جست‌وجو کنید.
2. روی دکمه‌ی ثبت درخواست کنار سریال موردنظر بزنید — دیالوگ ثبت درخواست خدمات — سریال {شماره} باز می‌شود.
3. «عنوان درخواست» را بنویسید — تنها فیلد الزامی. بقیه (شرح مشکل، نوع درخواست، اولویت، نوع خدمت از کاتالوگ، نام/تلفن تماس‌گیرنده، آدرس) اختیاری‌اند.
4. روی «ثبت درخواست» بزنید.

بعد از ثبت، پیام درخواست خدمات ثبت شد. اکنون می‌توانید سند حواله (یا مشابه) مرتبط با این درخواست را متصل یا ثبت کنید. نمایش داده می‌شود و می‌توانید اسناد مرتبط را همان‌جا وصل کنید.

روی هر سندی که در این راهنما ساختید (مثلاً پیش‌فاکتور بخش ۵)، یک کلیک تا PDF فاصله دارید.

1. روی دکمه‌ی «چاپ ▾» بزنید.
2. «چاپ A4» یا «چاپ A5» را بزنید تا با قالب پیش‌فرض همان اندازه، فوری PDF بگیرید.
3. اگر قالبی برای آن اندازه هنوز نساخته‌اید، «طراحی چاپ» بوم طراح را باز می‌کند تا خودتان بسازید.

ثبت یک بارنامه‌ی حمل و اتصال آن به مشتری — یک ماژول کاملاً جدا از فاکتور/انبار.

1. روی «بارنامه جدید» بزنید.
2. در تب «اطلاعات پایه بارنامه» → بخش «اطلاعات اصلی بارنامه»، سه فیلد را پر کنید (بدون این‌ها ذخیره رد می‌شود): «شماره بارنامه»، «شعبه صادرکننده» (از فهرست انتخاب کنید یا تایپ کنید)، و «شرح بارنامه».
3. روی «تأیید» بزنید (نه «ذخیره» — این دیالوگ اسم دکمه‌اش «تأیید» است).

اتصال به مشتری

1. از لیست بارنامه‌ها، ردیف (یا ردیف‌های) موردنظر را با تیک کنار هر سطر انتخاب کنید.
2. روی «اتصال به مشتری» در نوار ابزار بالای لیست بزنید و مشتری «پرتو صنعت» را انتخاب کنید.
3. برای قطع اتصال بعداً، همان ردیف را انتخاب و «لغو اتصال مشتری» بزنید.

همان ۱۰ بخش، این‌بار با مسیر دقیق هر کدام — برای مرور سریع بعد از یادگیری.

گروه تفصیلی

شاخه‌ی درختی که هنگام تعریف سریع مشتری انتخاب می‌کنید — کد مشتری را تولید می‌کند.

کارت/پرونده‌ی CRM

یک واحد «پروژه/معامله» که چند مشتری، مدیر و قرارداد می‌تواند به آن وصل باشد.

زنجیره‌ی فروش (Chain)

مسیر چندمرحله‌ای اسناد (مثلاً پیش‌فاکتور تا فاکتور) که هر مرحله را با دکمه‌ی «تبدیل» جلو می‌برید.

گروه فرآیند

دسته‌بندی بالادستیِ چند مرحله‌ی زنجیره؛ در «شروع/تکمیل گذار اسناد» به‌صورت کارت دیده می‌شود.

LinkKind / GroupKind

دو بعد دسته‌بندی سراسری سیستم — فرم‌ساز، تیکتینگ و چت از آن برای اتصال به موجودیت‌های دیگر (مثل مشتری) استفاده می‌کنند.

سریال کالا

شناسه‌ی یکتای یک واحد فروخته‌شده از یک کالای سریال‌دار؛ پیش‌نیاز درخواست خدمات پس از فروش.

فعالیت (Activity)

یک رویداد ثبت‌شده (تماس/یادداشت/جلسه/…) که می‌تواند به یک مشتری و/یا کارت CRM وصل باشد.

گزارش‌کار پشتیبانی

هم نام صفحه‌ی ثبت فعالیت پشتیبانی روزانه‌ی خودتان، هم نام نمای گزارشی فعالیت‌های یک مشتری خاص.