راهنمای حسابداری
این راهنما کل مسیر کار حسابداری در افرنده را توضیح می‌دهد: انتخاب شرکت و سال مالی، تعریف کدهای حساب (گروه، کل، معین، تفصیلی، مرکز هزینه، پروژه)، ثبت و ویرایش سند، تبدیل سند موقت به دائم، صدور سند از فرم‌های مالی بارنامه، و گزارش‌های مرور حساب، بدهکاران و بستانکاران و گزارش ۸ سطح.
مفاهیم پایه
پیش از ورود به صفحه‌ها، چند مفهوم که در همه‌ی فصل‌ها تکرار می‌شوند.
۱.۱سند، آرتیکل و تراز
هر سند حسابداری از یک «سربرگ» (شماره، تاریخ، شرح، گروه سند) و چند «ردیف» یا آرتیکل تشکیل می‌شود. هر ردیف یا بدهکار دارد یا بستانکار. سند فقط وقتی ذخیره می‌شود که جمع بدهکار و بستانکارش برابر باشد.
| اصطلاح | معنا |
|---|---|
| سند موقت | سندی که هنوز قطعی نشده است. شماره‌ی موقت دارد و تا وقتی دائم نشود، در گزارش‌ها فقط با تیک «سند موقت» دیده می‌شود. |
| سند دائم | سند قطعی‌شده با شماره‌ی دائم. تبدیل موقت به دائم در فصل ۶ توضیح داده شده است. |
| تراز بودن سند | جمع بدهکار برابر جمع بستانکار. در صفحه‌ی سند یک کادر «مانده / بدهکار / بستانکار» این را نشان می‌دهد؛ سبز یعنی تراز، زرد یعنی نابالانس. |
| شماره ثابت | شماره‌ای که با دکمه‌ی ذره‌بین کنار فیلتر «شماره ثابت» گرفته می‌شود و پس از تبدیل ثابت می‌ماند. |
| گروه سند | نوع یا دسته‌ی سند (فهرستی که شرکت تعریف کرده است). تعیین آن برای ذخیره اجباری است. |
۱.۲هشت سطح حساب
هر ردیف سند می‌تواند تا هشت کد داشته باشد. دو سطح اول اجباری‌اند و بقیه فقط وقتی فعال می‌شوند که معین انتخاب‌شده اجازه‌شان را بدهد.
| سطح | الزامی؟ | توضیح |
|---|---|---|
| گروه | بله | بالاترین سطح (مثلاً دارایی‌ها). |
| کل | اختیاری در ورود | زیرمجموعه‌ی گروه. |
| معین | بله | حسابی که واقعاً روی آن ثبت می‌شود. نوع معین تعیین می‌کند کدام سطوح پایین‌تر فعال باشند. |
| تفصیلی | طبق معین | شخص، شرکت، کالا، بانک، پرسنل و… (فصل ۳). |
| مرکز هزینه | طبق معین | محل تحمل هزینه. |
| پروژه | طبق معین | پروژه‌ی مرتبط با ردیف. |
| تفصیلی ۱ و ۲ | طبق معین | دو بُعد تحلیلی اضافه که شرکت می‌تواند برای خودش تعریف کند. |
خانه‌ای که برای معین انتخاب‌شده مجاز نیست در صفحه‌ی ورود ردیف غیرفعال (خاکستری) می‌ماند و با Enter از آن رد می‌شوید.
شرکت و سال مالی
همه‌ی صفحه‌های حسابداری به شرکت و سال مالی انتخاب‌شده وابسته‌اند. اگر هنوز انتخاب نکرده باشید، به‌جای صفحه این پیام را می‌بینید.
۲.۱تعریف سال مالی جدید
منو: تنظیمات ← «تعریف سال مالی جدید» (و در کنار آن «تعریف دسترسی کاربران به سال مالی»).
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| نام شرکت | شرکتی که برایش سال جدید می‌سازید (جست‌وجوی خودکار). |
| سال مالی | چهار رقم (مثلاً ۱۴۰۶). تا چهار رقم کامل نشود دکمه‌ی «ثبت سال مالی» فعال نمی‌شود. |
| از تاریخ / تا تاریخ | فقط‌خواندنی؛ خودکار از روی سال محاسبه و نمایش داده می‌شود. |
| تاریخ اول دوره انبار | تاریخ شروع دوره‌ی انبار؛ اختیاری و قابل پاک‌کردن. |
پایین صفحه فهرست سال‌های مالی تعریف‌شده را با امکان جست‌وجو می‌بینید. دکمه‌ی «تعریف دسترسی کاربران به سال مالی» در نوار ابزار، صفحه‌ی بعد را باز می‌کند.
۲.۲دسترسی کاربران به سال مالی
در بالا فهرست سال‌های مالی (نام شرکت، از تاریخ، تا تاریخ، سال) و در پایین فهرست کاربران با چک‌باکس «انتخاب» است. یک سال را انتخاب کنید و تیک کاربرانی را که باید به آن سال دسترسی داشته باشند بزنید یا بردارید. دکمه‌ی «انتخاب همه» (و در حالت انتخاب‌شده «برداشتن همه») همه‌ی کاربران را یک‌جا تغییر می‌دهد.
ابتدا همین صفحه را بررسی کنید که تیک آن سال برای آن کاربر خورده باشد.
تعریف کدهای حسابداری
پیش از ثبت اولین سند، حساب‌ها باید تعریف شوند. دو صفحه‌ی اصلی دارید: «تعریف حساب‌های گروه و کل و معین» و «تعریف حساب‌های تفصیلی».
۳.۱صفحه‌ی «تعریف کد حسابداری» — چهار تب
دکمه‌ی «بروزرسانی» بالای صفحه همه‌ی تب‌ها را از نو می‌خواند.
۳.۲تب «گروه و کل و معین»
سه ستون کنار هم هستند و از چپ به راست زنجیره‌ای عمل می‌کنند: ابتدا یک گروه را انتخاب کنید تا کل‌های آن بیاید، سپس یک کل را انتخاب کنید تا معین‌های آن بیاید.
| دکمه / فیلد | کاربرد |
|---|---|
| ✓ ثبت | ذخیره‌ی گروه / کل / معین جدید یا ویرایش‌شده. |
| ✎ ویرایش | غیرفعال تا یک ردیف انتخاب شود. |
| 🗑 حذف | حذف ردیف انتخاب‌شده. |
| ✕ انصراف | فقط در حالت ویرایش فعال است. |
| جست‌وجو | جست‌وجوی نام یا کد داخل همان ستون. |
| نام | اگر نام تکراری باشد پیام «نام وارد شده تکراری می‌باشد» دیده می‌شود. |
| کد | به‌صورت خودکار پر می‌شود و فقط کاربرانی که مجوز «ورود دستی کد» دارند می‌توانند آن را تغییر دهند. |
| فعال | کلید فعال/غیرفعال برای گروه، کل یا معین انتخاب‌شده («گروه فعال شد» / «گروه غیرفعال شد» و مشابه آن). |
جزئیات معین
با انتخاب یک معین (در غیر حالت ویرایش) کادری با دو بخش پایین صفحه باز می‌شود:
| بخش | گزینه‌ها و اثر |
|---|---|
| گروه‌های اصلی | چک‌باکس‌هایی که تعیین می‌کنند این معین به کدام نوع تفصیلی وصل شود: اشخاص (حقیقی)، اعتبارات اسنادی، بانک‌ها، کالا یا محصول، مرکز هزینه، شرکت (حقوقی)، متفرقه، پروژه، وجوه نقد، ماشین‌آلات، تفصیلی ۱ و تفصیلی ۲. هر چک‌باکسی که بزنید در ورود سند، خانه‌ی متناظرش (تفصیلی، مرکز هزینه، پروژه، …) را برای این معین فعال می‌کند. |
| محدودیت نوع | بدون محدودیت · دستمزد · سربار · مواد. |
| کد معین مقدار عددی بگیرد | این معین را مقداری (عددی) تعریف می‌کند؛ مقدار آن در فیلد «تعداد» ردیف سند ثبت می‌شود. |
۳.۳تب‌های «مرکز هزینه» و «پروژه»
هر دو ساختار مشابهی دارند: بالا جدول گروه‌ها (نام، کد، از، تا) را می‌بینید که بازه‌ی مجاز کد را مشخص می‌کنند؛ با انتخاب گروه، دکمه‌های ذخیره، ویرایش، جدید، حذف و لغو را دارید.
| تب | فیلدها |
|---|---|
| مرکز هزینه | شرح مرکز هزینه · کد · اعتبار اسنادی (چک‌باکس). جدول پایین: کد، نام، اعتبار اسنادی. |
| پروژه | شرح پروژه · کد · توضیحات · کد مشتری · نسبت پروژه · درصد پروژه. جدول پایین: کد، نام، توضیحات، کد مشتری و «ارتباط». |
۳.۴صفحه‌ی «کد تفصیلی»
بالای صفحه با سه گزینه‌ی رادیویی انتخاب می‌کنید روی کدام نوع کار می‌کنید: تفصیلی، تفصیلی ۱ یا تفصیلی ۲. سه تب دارد:
تب «کد تفصیلی»
| دکمه | کاربرد |
|---|---|
| جدید | تعریف حساب تفصیلی. نام و کد را بنویسید و از جدول، گروه موردنظر را انتخاب کنید (گروه انتخابی در فیلد فقط‌خواندنی دیده می‌شود). نتیجه‌ی عملیات در کادر پیام کنار جدول می‌آید. |
| ویرایش / حذف | روی ردیف انتخاب‌شده. |
| ارتباط | وصل‌کردن تفصیلی به یک شخص، شرکت، کالا، پرسنل یا ماشین‌آلات موجود: «انتخاب نام افراد»، «انتخاب نام شرکت»، «انتخاب کالا»، «انتخاب پرسنل»، «انتخاب ماشین آلات». |
ستون‌های جدول: نام، کد، کد در ارتباط، نوع کد، وضعیت و نام گروه اصلی؛ بالای جدول فیلتر سریع هم هست.
تب «تعریف محدوده و گروه کدهای تفصیلی»
برای هر گروه اصلی یک بازه‌ی کد (حداقل تا حداکثر) تعریف می‌کنید تا کد تفصیلی‌ها از آن بازه تولید شود. دکمه‌ها: «ثبت گروه سر»، «ثبت زیرگروه»، «حذف گروه». اگر هنوز هیچ گروهی نیست، دکمه‌ی «ایجاد خودکار بازه برای همه‌ی گروه‌های اصلی» ظاهر می‌شود و یک‌جا همه را می‌سازد.
گروه‌های اصلی: اشخاص (حقیقی)، اعتبارات اسنادی، بانک‌ها، کالاها، مرکز هزینه، شرکت‌ها (حقوقی)، متفرقه، پروژه، وجوه نقد، پرسنل و ماشین‌آلات.
تب «انتقال کدهای کالا و مشتریان و پرسنل»
برای ساخت دسته‌ای تفصیلی از روی اطلاعات موجود. نوع (اشخاص، شرکت‌ها، کالا، پرسنل، ماشین) را انتخاب کنید، یک گروه تفصیلی مقصد را از جدول چپ بردارید و:
| گزینه | اثر |
|---|---|
| باقیمانده | فقط موارد منتقل‌نشده را نشان می‌دهد. |
| کد تفصیلی مقصد | کدی که اولین مورد با آن ساخته می‌شود. |
| تکرار نام | اجازه‌ی ساخت تفصیلی با نام تکراری. |
| انتقال انتخابی / انتقال همه | یک ردیف یا کل ردیف‌های فهرست را منتقل می‌کند. گزارش نتیجه در کادر پایین صفحه می‌آید. |
ثبت سند
یک صفحه برای هر دو نوع سند: منوی «سند موقت حسابداری» و «سند دائم حسابداری» هر دو همین صفحه را باز می‌کنند و فقط حالت اولیه‌شان فرق دارد.
۴.۱نوار بالای صفحه
| دکمه | توضیح |
|---|---|
| ذخیره | اعتبارسنجی و ذخیره‌ی سند (فصل ۴.۴). پس از ذخیره‌ی موفق، صفحه به‌صورت خودکار آماده‌ی سند جدید می‌شود. |
| سند جدید | سند خالی. اگر سندی در حال ویرایش بود، قفلش آزاد می‌شود. |
| بروزرسانی | ردیف‌ها و مانده‌ی سند فعلی را دوباره می‌خواند. |
| برچسب «سند دائم / سند موقت» | فقط نمایش نوع سند این صفحه است. |
| چاپ | منوی چاپ و طراحی چاپ؛ فقط بعد از ذخیره‌ی سند فعال است. در صورتی که قالب پیش‌فرض چاپ هنوز تعریف نشده باشد، پیام راهنما داده می‌شود (فصل ۴.۶). |
| کلیدهای میان‌بر | همان فهرست کامل کلیدها (F1). |
| راهنما (؟) | تور آموزشی صفحه را اجرا می‌کند. |
۴.۲سربرگ سند
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| شماره سند | فقط‌خواندنی؛ پس از ذخیره تعیین می‌شود. |
| تاریخ سند | به‌صورت پیش‌فرض امروز است و باید داخل سال مالی انتخاب‌شده باشد. |
| شماره ثابت | با ذره‌بین کنار فیلد، شماره‌ی ثابت بعدی گرفته می‌شود. |
| پیوست | شماره‌ی پیوست سند (عدد). |
| شرح دفتر روزنامه | شرح کلی سند (دو خط). |
| گروه سند | اجباری برای ذخیره. |
| کادر مانده | مانده، جمع بدهکار و جمع بستانکار. وقتی مانده صفر شود سبز می‌شود. |
۴.۳ورود ردیف‌ها
کادر «ردیف جدید سند» زیر سربرگ است. با «ثبت و ردیف بعدی» ردیف به گرید اضافه می‌شود و فرم برای ردیف بعد پاک می‌شود. در حالت ویرایش یک ردیف، عنوان کادر «ویرایش ردیف سند» و دکمه «ذخیره ردیف» می‌شود و دکمه‌ی «انصراف از ویرایش» هم دارد.
| فیلد | رفتار |
|---|---|
| گروه | الزامی. کد را بنویسید و Enter بزنید؛ اگر کد خالی یا نادرست باشد پنجره‌ی جست‌وجو باز می‌شود. دکمه‌ی ذره‌بین هم همان پنجره را باز می‌کند. |
| کل | اختیاری؛ فهرستش بر اساس گروه انتخاب‌شده فیلتر می‌شود. |
| معین | الزامی. با انتخاب آن، خانه‌های مجاز دیگر فعال می‌شوند و در صورت خالی بودن، شرح ردیف از نام حساب پر می‌شود. گروه و کل هم خودکار تکمیل می‌شوند. |
| تفصیلی، مرکز هزینه، پروژه، تفصیلی ۱ و ۲ | فقط اگر معین اجازه دهد فعال‌اند. کد نادرست پنجره‌ی انتخاب را باز می‌کند؛ پیام «کد وجود ندارد» نمایش داده می‌شود. |
| شرح ردیف | متن شرح همین آرتیکل. |
| بدهکار / بستانکار | مبلغ؛ هر ردیف فقط یکی از دو مقدار را دارد. |
| تعداد | برای معین‌هایی که مقدار عددی می‌گیرند. |
| سررسید | تاریخ سررسید ردیف (مثلاً چک). |
| دکمه‌ی ⇄ | مبلغ بدهکار و بستانکار را جابه‌جا می‌کند. |
| فیلتر معین بر اساس تفصیلی | وقتی تفصیلی انتخاب شده باشد، چک‌باکسی ظاهر می‌شود که فهرست معین‌ها را فقط به معین‌های مرتبط با آن تفصیلی محدود می‌کند. |
بالای فرم ردیف، متن «گروه . کل .. معین ...» با نام حساب انتخاب‌شده نشان داده می‌شود تا مطمئن شوید کد درست را زده‌اید.
گرید ردیف‌های سند
ستون‌ها: ردیف، معین، نام معین، شرح، بدهکار، بستانکار، کد تفصیلی، نام تفصیلی، تفصیلی شناور ۱ و ۲، مرکز هزینه، پروژه و عملیات (حذف). روی هر ردیف کلیک کنید تا شرح کامل زنجیره‌ی حساب آن در کادر آبی زیر گرید بیاید؛ از همین‌جا با Alt+E ویرایش و با Alt+Delete حذف (با تأیید) می‌کنید. کادر جست‌وجوی گرید روی «شرح» و «نام معین» کار می‌کند.
۴.۴ذخیره‌ی سند و پیام‌های اعتبارسنجی
هنگام ذخیره، شرط‌ها به همین ترتیب بررسی می‌شوند:
| شرط | پیام |
|---|---|
| سند در اختیار کاربر دیگر است | «این سند در اختیار کاربر … است — امکان ویرایش ندارید.» |
| تاریخ نامعتبر | پیام اعتبارسنجی تاریخ سند. |
| تاریخ خارج از سال مالی | «تاریخ وارد شده در سال مالی نمیباشد» |
| شماره ثابت صفر | پرسش «آیا میخواهید شماره ثابت مقدار بگیرد؟» با دو گزینه‌ی بله / خیر؛ «خیر» ذخیره را متوقف می‌کند. |
| سند بدون ردیف | «در سند اطلاعات وجود ندارد» |
| جمع بدهکار ≠ بستانکار | «سند تراز نمیباشد» |
| گروه سند انتخاب نشده | «گروه سند را باید مشخص نمایید» |
| موفق (جدید) | «ایجاد سند با شماره … با موفقیت انجام شد» |
| موفق (ویرایش) | «ویرایش سند شماره … کامل انجام شد» |
۴.۵کلیدهای میان‌بر
فهرست کامل با F1 یا Alt+H دیده می‌شود. کلیدهای Alt با کیبورد فارسی هم کار می‌کنند و وقتی پنجره‌ی دیگری باز باشد غیرفعال‌اند.
| کلید | اثر |
|---|---|
| Ctrl+S | ذخیره‌ی سند |
| Alt+N | سند جدید |
| Alt+R | بروزرسانی |
| Alt+P | چاپ سند (A4) |
| Alt+1 / 2 / 3 | تب «ورود اطلاعات» / «لیست اسناد» / «قفل‌های باز» |
| F1 یا Alt+H | فهرست کلیدها |
| F2 | پرش به «گروه» |
| F4 | پرش به «معین» |
| Alt+T | پرش به «تفصیلی» |
| Alt+C | پرش به «مرکز هزینه» |
| Alt+J | پرش به «پروژه» |
| Alt+M | پرش به «شرح» |
| Alt+B | پرش به «بدهکار» |
| Alt+K | پرش به «بستانکار» |
| Enter | خانه‌ی بعد (خانه‌های غیرفعال رد می‌شوند) |
| Enter روی بدهکار/بستانکار، Ctrl+Enter یا F8 | ثبت ردیف. اگر روی «بدهکار» مبلغ داشته باشد همان‌جا ثبت می‌شود، وگرنه به «بستانکار» می‌رود. |
| Esc | ردیف جدید |
| Alt+E | ویرایش ردیف انتخاب‌شده در گرید |
| Alt+Delete | حذف ردیف انتخاب‌شده (با تأیید) |
F2 ← کد گروه ← Enter ← کد کل ← Enter ← کد معین ← Enter ← (خانه‌های فعال) ← شرح ← مبلغ ← Enter. بعد از ثبت، فوکوس به «گروه» برمی‌گردد.
۴.۶چاپ سند
چاپ، سند را به PDF با نام «سند حسابداری-شماره» دانلود می‌کند. شرایط:
| وضعیت | پیام / اقدام |
|---|---|
| سند هنوز ذخیره نشده | «ابتدا سند را ذخیره کنید.» |
| قالب پیش‌فرض نیست | «قالب چاپ A4 برای سند حسابداری هنوز تعریف نشده — از دکمه‌ی «طراحی چاپ» یک قالب بسازید و پیش‌فرض کنید.» |
| ستون‌های قابل استفاده در طراحی | نام شرکت، حرف اول شرکت، عنوان سند، شماره سند، تاریخ سند، وضعیت سند، شرح روزانه، شماره ثابت، جمع بدهکار، جمع بستانکار و برای هر ردیف: ردیف، شرح حساب (زنجیره‌ی کامل)، شرح آرتیکل، بدهکار، بستانکار. |
لیست اسناد، ویرایش و قفل‌ها
تب‌های دوم و سوم همان صفحه‌ی ثبت سند.
۵.۱تب «لیست اسناد»
فهرست اسناد همان نوع (موقت یا دائم) صفحه با ستون‌های شماره، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار، شماره ثابت و کاربر. با کلیک روی یک سند، ردیف‌های آن به‌عنوان پیش‌نمایش زیر جدول می‌آیند. اولین بار که وارد تب می‌شوید لیست خودکار بارگذاری می‌شود؛ بعداً با «بروزرسانی لیست» تازه کنید.
جست‌وجوی پیشرفته
| فیلتر | رفتار |
|---|---|
| جست‌وجوی سریع | در شرح سند یا شماره سند. چند کلمه با فاصله = همه‌ی کلمه‌ها باید در شرح باشند. |
| شرح سند (شامل عبارت) | مثل بالا. |
| شماره سند از / تا | بازه‌ی شماره. |
| تاریخ از / تا | بازه‌ی تاریخ شمسی. |
| بدهکار / بستانکار از / تا (مبلغ) | مبلغ برابر جمع کل بدهکار/بستانکار همان سند است. برای مبلغ دقیق «از» و «تا» را یکسان بگذارید. |
| پاک کردن فیلترها | همه‌ی فیلترهای پیشرفته را برمی‌دارد. شمارنده‌ی «جستجوی پیشرفته (N)» تعداد فیلتر فعال را نشان می‌دهد. |
فیلترها روی همان لیست بارگذاری‌شده اعمال می‌شود، پس بسیار سریع‌اند. ارقام فارسی و عربی و «ي/ك» عربی در جست‌وجو معادل حروف فارسی و لاتین حساب می‌شوند.
۵.۲عملیات هر سند
۵.۳قفل ویرایش و تب «قفل‌های باز»
وقتی کاربری سندی را برای ویرایش باز می‌کند، سند «چک‌اوت» می‌شود و کاربر دیگری فقط نمایش می‌بیند: کادر زرد «این سند در اختیار کاربر … است — امکان ویرایش ندارید.» و دکمه‌ی ذخیره غیرفعال می‌شود. قفل بعد از ۳۰ دقیقه بی‌حرکتی خودکار آزاد می‌شود.
تب «قفل‌های باز» اسناد قفل‌شده را با شماره، تاریخ، شرح، کاربر و مدت (دقیقه) نشان می‌دهد و فقط برای مدیر سیستم باز است (برای دیگران: «فقط مدیر سیستم به این بخش دسترسی دارد.»). دکمه‌ی «آزادسازی» بعد از تأیید قفل را برمی‌دارد.
تبدیل سندهای موقت به دائم
منو: حسابداری ← «تبدیل سندهای موقت حسابداری به دائم». سندهای موقت یک بازه را یک‌جا دائم می‌کند.
۶.۱مراحل کار
بازه‌ی تاریخ
پیش‌فرض کل سال مالی است. «از تاریخ» و «تا تاریخ» را تنظیم کنید.
نمایش سندهای موقت
فهرست مرتب بر اساس تاریخ و شماره؛ همه‌ی اسناد تراز پیش‌فرض انتخاب شده‌اند.
انتخاب
اسناد قرمز (نابالانس) تبدیل نمی‌شوند. هر سندی را که نمی‌خواهید از انتخاب خارج کنید.
تبدیل
«تبدیل به سند دائم (N)»، پیش‌نمایش را ببینید و تأیید کنید.
۶.۲گزینه‌ها
| گزینه | اثر |
|---|---|
| پیش‌نمایش سندها قبل از دائم‌شدن | روشن (پیش‌فرض): پیش از تبدیل، فهرست اسناد را در دیالوگ می‌بینید و با «تأیید و تبدیل به دائم» تأیید می‌کنید. خاموش: همه‌ی اسناد انتخاب‌شده بدون هیچ سؤالی دائم می‌شوند و فقط نتیجه نمایش داده می‌شود. |
| سندهای هر روز در یک سند دائم ادغام شوند | همه‌ی موقت‌های یک روز به‌جای چند سند دائم، در یک سند دائم ادغام می‌شوند. اگر یکی از اسناد آن روز نابالانس باشد، اسناد همان روز تبدیل نمی‌شوند. |
۶.۳تاریخچه‌ی تبدیل‌ها
دکمه‌ی «تاریخچه‌ی تبدیل‌ها» جدولی با این ستون‌ها نشان می‌دهد: تاریخ سند، شماره‌ی موقت قبلی، شماره‌ی دائم جدید، ادغام (یا خط تیره)، تبدیل‌شده توسط و زمان تبدیل. اگر هنوز چیزی تبدیل نشده باشد پیام «تاکنون هیچ سندی تبدیل نشده است.» را می‌بینید. این جدول برای ردیابی «این سند دائم از کدام موقت‌ها آمده» بهترین مرجع است.
اسناد ارسال‌شده به مالی (بارنامه)
فرم‌های مالی بارنامه، پس از ثبت، برای تأیید به حسابداری می‌آیند و با تأیید، سند حسابداری از آن‌ها صادر می‌شود.
۷.۱صفحه‌ی بررسی
فقط کاربرانی که در فهرست «تأییدکنندگان فرم‌های مالی» هستند صفحه را می‌بینند؛ بقیه این پیام را می‌خوانند: «شما در فهرست تأییدکنندگان فرم‌های مالی نیستید — از مدیر سیستم بخواهید دسترسی شما را از صفحه‌ی مدیریت دسترسی منو اضافه کند.»
| دکمه / ستون | توضیح |
|---|---|
| تب «در انتظار تایید» | فرم‌هایی که منتظر تصمیم‌اند، با جست‌وجو (فرم، بارنامه، توضیح، ثبت‌کننده) و فیلتر بازه‌ی تاریخ. |
| ستون‌ها | رنگ فرم، فرم، منبع، تاریخ سند مرجع، توضیح (قابل ویرایش در همان سطر)، مبلغ، ثبت‌کننده، تاریخ. |
| علامت خطای قرمز کنار مبلغ | «سند تراز نیست — جمع بدهکار و بستانکار برابر نیست» |
| پیش‌نمایش سند | سند حسابداری را پیش از صدور نشان می‌دهد. |
| ذخیره | فقط تغییر توضیح سطر را نگه می‌دارد. |
| تایید و صدور سند | سند حسابداری را همین‌جا صادر می‌کند. |
| رد | فرم را رد می‌کند. |
| صدور گروهی / رد گروهی | با تیک زدن چند سطر (یا تیک سرستون)، دکمه‌های «صدور گروهی اسناد (N)» و «رد گروهی (N)» ظاهر می‌شوند. |
سطرهایی که علامت خطای قرمز (نابالانس) دارند را پیش از تأیید با «پیش‌نمایش سند» بررسی کنید.
مرور حساب‌ها — تراز و گردش
تراز چهارستونی (بدهکار، بستانکار، مانده بدهکار، مانده بستانکار) روی هر یک از هشت سطح حساب، و گردش حساب با جزئیات هر سند.
۸.۱فیلترها
| فیلتر | توضیح |
|---|---|
| از تاریخ / تا تاریخ | بازه‌ی گزارش. |
| سند دائم / سند موقت | هر دو تیک پیش‌فرض روشن‌اند؛ با برداشتن هر کدام، آن نوع از گزارش حذف می‌شود. |
| مخفی‌کردن مانده صفر | حساب‌هایی که بدهکار و بستانکارشان برابر شده را نمایش نمی‌دهد. |
| جستجوی پیشرفته | شرح سند شامل (همه‌ی کلمه‌ها)، شرح سند شامل نباشد (اگر هر کدام از کلمه‌ها در شرح بود ردیف حذف می‌شود)، بازه‌ی مبلغ بدهکار، بازه‌ی مبلغ بستانکار، بازه‌ی شماره سند. |
| چیپ‌های «فیلتر فعال» | هر فیلتر فعال (کد گروه، کل، … یا جست‌وجوی پیشرفته) به‌صورت یک چیپ زیر فرم می‌آید و با ضربدر پاک می‌شود. «پاک‌کردن فیلترها» همه را برمی‌دارد. |
۸.۲تب «تراز»
دکمه‌های «سطح تراز» (بالا) سطح نمایش را تعیین می‌کنند: گروه، کل، معین، تفصیلی، مرکز هزینه، پروژه، تفصیلی ۱، تفصیلی ۲. جدول کد، نام، بدهکار، بستانکار، مانده بدهکار و مانده بستانکار را نشان می‌دهد و کادر جمع کل بالای تب‌ها قرار دارد.
یک سطح انتخاب کنید
مثلاً «گروه»؛ دکمه‌های سطح بالای فرم.
یک ردیف را انتخاب کنید
کلیک روی ردیف، آن را انتخاب می‌کند.
سطح بعدی را بزنید
از کادر «سطح بعدی (تو در تو)» کنار جدول، سطح موردنظر را با همان فیلتر ببینید.
دوبار کلیک روی یک ردیف همان کد را به‌عنوان فیلتر روی کل گزارش اعمال می‌کند. با چیپ‌ها یا «پاک‌کردن فیلترها» می‌توانید برگردید. این روش «حفاری تو در تو» (drill-down) از گروه تا پروژه است.
۸.۳تب «گردش حساب»
لیست ریزِ سطرهای سند با ستون‌های: شماره و تاریخ سند، شرح سند، بدهکار، بستانکار، مانده، تشخیص، تعداد، هشت سطح کد و نام، وضعیت (موقت/دائم) و سررسید. ردیف «جمع کل» پایین جدول جمع بدهکار، بستانکار، مانده‌ی نهایی و تعداد را می‌دهد.
دکمه‌ی بالای صفحه بسته به تب باز، «اعمال و محاسبه‌ی تراز» یا «اعمال و بروزرسانی گردش» است. اگر در تب گردش فیلتر را عوض کنید و به تراز برگردید، تراز تا زدن دکمه‌ی اعمال با فیلترهای فعلی هم‌خوان نیست.
دکمه‌های Excel و PDF همان تب فعال را خروجی می‌گیرند و تا وقتی داده‌ای نباشد غیرفعال‌اند.
سقف سطر، ستون‌ها و چیدمان شخصی (تازه)
| موضوع | توضیح |
|---|---|
| هشدار سقف سطر | اگر گردش به سقف تعداد سطر برسد، بالای جدول یک هشدار زرد «فقط X ردیف از Y ردیف» می‌آید با دکمه‌ی «نمایش بیشتر (تا ۵۰٬۰۰۰)». جمع کل و مانده‌ی نهایی همیشه از کل بازه محاسبه می‌شوند، نه از آخرین سطرِ بریده‌شده. |
| انتخاب ستون‌ها | دکمه‌ی «انتخاب ستون‌ها» نمایش/پنهان و ترتیب ستون‌ها را برای هر کاربر ذخیره می‌کند. ستون‌های «لینک سند»، «شماره لینک» و «پیوست» به فهرست اضافه شده‌اند و به‌طور پیش‌فرض پنهان‌اند. |
| عرض ستون و شرح سند | عرض ستون‌ها با کشیدن لبه تغییر می‌کند و برای هر کاربر ذخیره می‌شود؛ شرح سند بازتر نمایش داده می‌شود و جدول اسکرول افقی دارد. |
| صفحه‌بندی | تراز و گردش صفحه‌بندی دارند و در جستجوی پیشرفته مبلغ‌ها با جداکننده‌ی هزارگان نمایش داده می‌شوند. |
گزارش لیست بدهکاران و بستانکاران
مانده‌ی حساب مشتریان و طرف‌حساب‌ها، با امکان رفتن تا دفتر تفصیلی و ریز فاکتورها.
۹.۱تنظیم گزارش (تب «فیلتر دسته‌بندی»)
| گزینه | توضیح |
|---|---|
| بازه تاریخ | از تاریخ / تا تاریخ به شکل ۰۰۰۰/۰۰/۰۰. |
| نوع گزارش | بدهکاران · بستانکاران · کل. |
| تفکیک معین | هر طرف‌حساب را به تفکیک معین‌ها نشان می‌دهد. |
| نمایش مانده صفر | حساب‌های بی‌مانده را هم می‌آورد. |
| جستجوی پیشرفته | انتخاب شما در همین مرورگر یادآوری می‌شود. |
| دسته‌بندی مشتری | چند دسته را با تیک انتخاب کنید. بدون انتخاب، همه‌ی دسته‌ها لحاظ می‌شوند. کادر جست‌وجو بالای فهرست است. |
۹.۲اجرا و جزئیات
دکمه‌ی «گزارش گیری» نتیجه را در تب «گزارش» می‌آورد و کادر جمع (بدهکار و بستانکار طی دوره، مانده بدهکار، مانده بستانکار) را نشان می‌دهد. سه دکمه‌ی دیگر فقط بعد از اجرای گزارش، با یک سطر انتخاب‌شده فعال می‌شوند:
با دوبار کلیک روی یک ردیف گزارش یا ریز، جزئیات بیشتر همان ردیف باز می‌شود. عنوان بالای تب جزئیات می‌گوید دقیقاً چه چیزی را می‌بینید. پایین صفحه، پیام دسترسی شما به این گزارش نوشته شده است.
گزارش به تفکیک کدهای ۸ سطح حسابداری
گزارش ریز یا تجمیعی از همه‌ی سطرهای سند، با امکان چندشرکتی.
۱۰.۱تنظیمات (تب «فیلتر گزارش»)
| گزینه | توضیح |
|---|---|
| بازه‌ی گزارش | یا «تاریخ» (از / تا) یا «شماره سند» (از / تا). |
| وضعیت سند | سندهای دائم و/یا سندهای موقت. |
| تفکیک شرکت‌ها | مجموع هر شرکت جدا. |
| ترکیب شرکت‌ها | مجموع همه‌ی شرکت‌های انتخاب‌شده با هم. |
| شرکت‌ها | فهرست با جست‌وجو و انتخاب چندتایی. بدون انتخاب، فقط شرکت جاری استفاده می‌شود. |
دکمه‌ی «گزارش گیری» گزارش را در تب «گزارش» می‌سازد.
پیام‌ها و رفع اشکال
متداول‌ترین پیام‌هایی که کاربر می‌بیند و راه رفع هر کدام.
| پیام | علت و راه‌حل |
|---|---|
| لطفاً شرکت و سال مالی را انتخاب کنید | از بالای برنامه شرکت و سال را انتخاب کنید. اگر سال مالی را در فهرست نمی‌بینید، دسترسی شما در «دسترسی کاربران به سال مالی» ثبت نشده است. |
| سند تراز نمیباشد | جمع بدهکار و بستانکار را در کادر «مانده» ببینید و ردیف مغایر را اصلاح یا ردیف جبرانی اضافه کنید. |
| تاریخ وارد شده در سال مالی نمیباشد | تاریخ سند را داخل بازه‌ی سال مالی انتخاب‌شده بگذارید یا سال مالی را عوض کنید. |
| گروه سند را باید مشخص نمایید | یکی از گروه‌های سند را از فهرست سربرگ انتخاب کنید. |
| در سند اطلاعات وجود ندارد | حداقل یک ردیف ثبت کنید. |
| کد وجود ندارد / کد معین وجود ندارد | کد در فهرست حساب‌ها نیست؛ پنجره‌ی جست‌وجو را با ذره‌بین باز کنید یا ابتدا حساب را در صفحه‌ی تعریف کد بسازید. |
| تفصیلی / مرکز هزینه / پروژه غیرفعال است | معین انتخاب‌شده این سطح را مجاز نکرده. در «جزئیات معین» ← «گروه‌های اصلی» گروه مناسب را تیک بزنید. |
| این سند در اختیار کاربر … است | همان کاربر باید ویرایش را تمام کند، یا مدیر سیستم در تب «قفل‌های باز» قفل را آزاد کند. |
| سند بررسی شده را نمیتوانید ویرایش کنید | سند علامت «بررسی‌شده» دارد و ویرایش آن بسته است. |
| نام وارد شده تکراری می‌باشد | نام گروه، کل یا تفصیلی تکراری است؛ نام را عوض کنید (در تفصیلی با گزینه‌ی «تکرار نام» مجاز می‌شود). |
| کد تولید شده بزرگتر یا کوچکتر از حد تعریف‌شده است | بازه‌ی گروه تفصیلی را در تب «تعریف محدوده و گروه کدهای تفصیلی» اصلاح کنید. |
| سند افتتاحیه / اختتامیه / انبارگردانی صادر نشده | برای تعریف سال مالی جدید، این سه مورد را برای سال قبل کامل کنید. |
| شما در فهرست تأییدکنندگان فرم‌های مالی نیستید | مدیر سیستم باید دسترسی را در صفحه‌ی «مدیریت دسترسی منو» اضافه کند. |
۱۱.۱روال پیشنهادی یک روز کاری
انتخاب شرکت و سال
اطمینان از سال مالی درست.
ثبت اسناد موقت
ورود سریع با کیبورد و کنترل تراز.
بررسی با مرور حساب
تراز و گردش، کنترل بدهکاران و بستانکاران.
تبدیل به دائم
پس از تأیید نهایی، با پیش‌نمایش.